承認を設定する
リクエストによっては、チームが作業に取り組む前に承認が必要になる場合があります。管理者が休暇申請を承認する場合や、IT 管理者はが新しいシステム アカウントを承認する場合などがあります。ユーザーがリクエストを承認する場合、Jira Service Desk ライセンスは不要です。ただし、サービス デスク プロジェクトの顧客である必要があります。
ここではリクエストのワークフローでの承認者の設定方法について説明します。
- ポータルまたはメールを介してリクエストを送信する。
- リクエストが承認を必要とするステータスに遷移すると、承認者は、保留中の承認があることが通知されます。
- カスタマーポータルでは、承認者はリクエストの承認、あるいは否認をします。
- リクエストはワークフローの次のステータスに遷移し、顧客は承認者のコメントの追加を通知されます。
承認の設定
リクエストの承認を要求するには、リクエストのワークフローに承認を追加します。
承認ステップを追加するには、次の手順を実行します。
- リクエストを承認できるユーザーを選択します。顧客が一覧から承認者を選択することも、あらかじめめ設定された一覧の承認者にリクエストを送信することもできます。たとえば、次のスクリーンショットでは、顧客は一覧から自身のマネージャーを検索することができます。
この手順を実行するには、リクエスト フォームにユーザー ピッカー フィールドを追加します。詳細はこちらをご覧ください。 - ワークフローでリクエストが承認者に送信されるタイミングを選択します。次のワークフローでは、リクエストは作成直後に承認者に送信されます。
この手順を実行するには、リクエストのワークフローに承認ステップを追加します。詳細はこちらをご覧ください。
リクエスト フォームにユーザーピッカーを追加する
承認をセットアップする際は、リクエスト フォームにユーザー ピッカー フィールドを追加して顧客が承認者を選択できるようにするか、あらかじめ設定された承認者の一覧をセットアップしてエージェントが顧客用に承認者を選択できるようにすることができます。
プロジェクトには既定で、承認用に使用できる "承認者" フィールドが付属します。別のフィールドを使用する場合は、「プロジェクトに新しいカスタム フィールドを追加する」を参照してください。
顧客に承認者の選択を許可する
作業を始める前に、[プロジェクト設定] > [カスタマー権限] に移動して、[カスタマーは誰とリクエストを共有することができるのでしょうか?] 設定が [このプロジェクトでカスタマーまたは組織を検索。このオプションは、現在のプロジェクトのカスタマー全員を検索できます。] になっていることを確認します。これで、顧客が承認者を検索できるようになります。
顧客に承認者の選択を許可するには、次の手順を実行します。
サービス デスク プロジェクトから、[プロジェクト設定] > [リクエスト タイプ] に移動します。
承認者を追加したいリクエスト タイプを見つけ、[フィールドの編集] > [フィールドの追加] を選択します。
[承認者] フィールドを選択してから、[適用] をクリックします。次のスクリーンショットでは、プロジェクトでの Approvers フィールドの表示と、そのリクエスト フォームでの顧客への表示方法を説明しています。
エージェントに表示される内容
カスタマーに表示される内容
必要に応じて、表示名、必須、あるいは、フィールド ヘルプを変更すると、顧客への詳細情報の提供に役立ちます。
承認者の事前設定済み一覧のセットアップ
承認者の事前設定済み一覧をセットアップするには、次の手順を実行します。
「カスタマーに承認者の選択を許可する」の手順を実行済みであることを確認します。
ユーザー ピッカー カスタム フィールドをリクエストに追加します。
次に、フィールドの [アクション] > [非表示]に進みます。
リクエストを承認できるユーザーを入力し、[設定] をクリックします。承認者は課題上に表示され、リクエストで承認が必要な場合に通知されます。次のスクリーンショットは、承認者が課題の [ユーザー] セクションでどのように表示されるかを示しています。
ワークフローへの承認の追加
リクエスト フォームにユーザー ピッカーを追加したら、ワークフローに承認を追加できます。ワークフローに承認を追加する際には、承認者と、承認または却下された時の挙動を選択できます。
ワークフローに承認を追加するには、Jira管理者のグローバル権限を持っている必要があります。
ワークフローに承認ステップを追加するには：
[プロジェクト設定] > [ワークフロー] に移動します。
ワークフローの隣に 編集 をクリックします。
[ダイアグラム] ビューを選択します。
承認ステップを追加したいステータスを選択します。承認ステップを追加するステータスに、承認と却下のために 2 つ以上のトランジションが設定されていることを確認します。承認者の応答なしでエージェントがリクエストをトランジションできるようにする場合は、別のトランジションを追加できます。
承認を追加 を選択します 。
フィールドの設定を完了し、新規作成 ボタンを押下します。
承認トランジションでは画面は表示されません。トランジションが完了状態に進む場合、解決状況を設定する post 関数を追加することでリクエストをクローズできることを確認してください。
新しいカスタム フィールドをプロジェクトに追加する
既定では、サービス デスク プロジェクトには承認者を選択できる承認者フィールドが含まれています。承認ステップが複数存在するワークフローの場合、または課題ビューでフィールドを別名で表示したい場合、カスタム フィールドを追加で作成することもできます。
新しいカスタム フィールドを作成するには、Jira 管理者のグローバル権限を持っている必要があります。
新しいカスタム フィールドをプロジェクトに追加するには、Jira サイトで新しいカスタム フィールドを作成し、そのフィールドをプロジェクトに追加します。手順は次のとおりです。
- [Jira 設定] > [課題] > [カスタム フィールド] に移動します。
- [カスタム フィールドの追加] を選択します。
- [詳細設定] > [ユーザー ピッカー] (複数ユーザ) > [次へ] をクリックします。
- フィールドに名前を付けて、[作成] をクリックします。[画面] ページが表示されます。
- [<yourprojectkey>プロジェクトの Jira Service Desk 画面] の横にあるボックスを選択します。
- [更新] をクリックします。新しいフィールドがプロジェクトに追加されます。
リクエストの自動承認
自動化ルールを使用して、一定の条件を満たすリクエストを自動承認できます。たとえば、一定額以下の購入リクエストを自動承認できます。自動化ルールの作成の詳細を読む。
5 ドル未満の経費リクエストを自動承認するルールをセットアップするには、次の手順を実行します。
- サービス デスク プロジェクトから、[プロジェクト設定] (
) > [自動化] を選択します。 - [ルールの追加] > [カスタム ルールを作成] > [続行] を選択します。
- 次のルールを設定します。
- 名前: 少額経費の自動承認
- 説明: ルールの条件を選択
- このような事態になった場合: [課題が作成されました]
- 以下に一致する場合: budget <= "5"
- 次を実行: 自動承認
- [保存] ボタンをクリックしてルールを作成します。