承認を設定する
リクエストによっては、チームが作業に取り掛かる前に、承認が必要な場合があります。たとえば、管理者が休暇申請を承認したり、IT 管理者が新システムのアカウントを承認したりする場合などが考えられます。リクエストの承認には、Jira Service Desk ライセンスは不要です。ただし、サービス デスク プロジェクトの顧客である必要があります。
ここではリクエストのワークフローで承認の設定方法を学びます。
ポータルまたはメールを介してリクエストを送信する。
リクエストが承認を必要とするステータスに遷移すると、承認者は、保留中の承認があることが通知されます。
カスタマーポータルでは、承認者はリクエストの承認、あるいは否認をします。
リクエストはワークフローの次のステータスに遷移し、顧客は承認者のコメントの追加を通知されます。
このページの内容:
承認の設定
リクエストの承認を要求するには、リクエストのワークフローに承認を追加します。以下にその手順を示します。
リクエストを承認できるユーザーを選択してください。顧客がリストから承認者を選択することができるか、予め設定されたリストの承認者にリクエストを送信することができます。たとえば、次のスクリーンショットでは、顧客は、リスト内のマネージャを検索することができます。
この手順を実行するには、リクエストフォームにユーザーピッカーカスタムフィールドを追加します。 もっと詳しく
ワークフローでリクエストが承認者に送信されるタイミングを選択します。次のワークフローでは、リクエストは、作成された直後に承認者に送信されます：
この手順を実行するには、リクエストのワークフローに承認ステップを追加します。もっと詳しく
ステップ 1: リクエスト フォームにユーザーピッカーを追加
リクエストの承認者を選択する方法を提供するには、申請フォームにユーザーピッカーカスタムフィールドを追加します。顧客リストから承認者を選択したい場合、フォームのそのフィールドは隠して、承認者リストを予め設定します。
デフォルトでプロジェクトには、承認のために使用することができる、承認者フィールドとチームのフィールドが付属しています。別のフィールドを使用する場合は、 プロジェクトに新しいカスタムフィールドを追加する を参照してください。
顧客が承認者を選択する場合
作業を始める前に、顧客がで要求を共有することができ、顧客の権限 > カスタマーは誰とリクエストを共有することができるのでしょうか? を確認しましょう。どの顧客でも組織でも、このプロジェクト内を検索 をチェックします。これで、顧客が承認者を検索できるようになります。
プロジェクトで、[リクエスト タイプ] > [<リクエスト タイプ名>] > [フィールドを編集] > [フィールドの追加]に進みます。
承認のために使用するフィールドを選択し、適用 ボタンを押下します。次のスクリーンショットでは、プロジェクト内の承認者フィールドの表示と、リクエストフォームで顧客にどのように表示されるかをご覧ください。
エージェントに表示される内容
カスタマーに表示される内容
必要に応じて、表示名、必須の変更、あるいは、フィールドのヘルプは顧客に詳細を与えるのに役立ちます。
事前に設定した承認者に行く場合
ユーザー ピッカー カスタム フィールドをリクエストに追加します。
次に、フィールドの [アクション] > [非表示]に進みます。
リクエストを承認できるユーザーを入力し、[設定] をクリックします。承認者は課題上に表示され、リクエストが承認を必要とするときに通知されます。次のスクリーンショットは、承認者が課題の "ピープル" のセクションでどのように表示されるかを示しています。
ステップ 2：ワークフローに承認を追加
リクエストフォームにユーザーピッカーを追加した後、リクエストのワークフローに承認を追加します。ワークフローに承認を追加すると、誰を承認者にするか選択でき、また承認また却下された時のトランジションを選択できます。
ワークフローに承認を追加するには、Jira管理者のグローバル権限を持っている必要があります。
ワークフローに承認ステップを追加するには：
プロジェクト管理 > ワークフロー に移動します 。
ワークフローの隣に 編集 をクリックします。
ダイアグラムビューを選択します。
承認ステップを追加したいステータスを選択します。
承認ステップを追加するステータスに、承認と却下のために 2 つ以上のトランジションが設定されていることを確認します。承認者が応答しない場合にエージェントがリクエストをトランジションできるようにする場合は、別のトランジションを追加できます。
承認を追加 を選択します 。
フィールドの設定を完了し、新規作成 ボタンを押下します。
承認トランジションでは画面は表示されません。トランジションが完了状態に進む場合、解決状況を設定する post 関数を追加することでリクエストをクローズできることを確認してください。
新しいカスタム フィールドをプロジェクトに追加する
既定では、サービス デスク プロジェクトには承認者カスタム フィールドと承認者を選択できるチーム カスタム フィールドが含まれています。承認ステップが複数存在するワークフローの場合、または課題ビューでフィールドを別名で表示したい場合、カスタム フィールドを追加で作成することもできます。新しいカスタム フィールドをプロジェクトに追加するには、Jira サイトで新しいカスタム フィールドを作成し、そのフィールドをプロジェクトに追加します。以下に手順を示します。
新しいカスタム フィールドを作成するには、Jira 管理者のグローバル権限を持っている必要があります。
- プロジェクト設定 (
) > [課題] > [カスタム フィールド] > [カスタム フィールドの追加] に移動します。 - [詳細設定] > [ユーザー ピッカー] (複数ユーザ) > [次へ] をクリックします。
- フィールドに名前を付けて、[作成] をクリックします。[画面] ページが表示されます。
- [<yourprojectkey>プロジェクトの Jira Service Desk 画面] の横にあるボックスを選択します。
- [更新] をクリックします。新しいフィールドがプロジェクトに追加されます。
リクエストの自動承認
自動化ルールを使用して、一定の条件を満たすリクエストを自動承認できます。たとえば、一定額以下の購入リクエストを自動承認できます。
自動承認をセットアップするには、プロジェクト設定 () > [自動化] に移動し、THEN アクションで auto-approve を使用してカスタム ルールを作成します。たとえば、次のルールは、5 ドル未満の経費リクエストを自動承認します。
カスタマーが 5 ドル未満のアイテムをリクエストすると、リクエストは自動的に承認され、次のステータスにトランジションします。カスタマーが 5 ドルを超えるアイテムをリクエストした場合、リクエストは引き続き承認者に送信されます。自動化ルールの作成の詳細を読む。