サービスデスクを自動化する
特定のトリガーや条件に基づいて、サービス デスクでアクションを実行する自動化ルールを作成します。たとえば、優先度の高い課題が作成されたときにエージェントに注意を促す自動化ルールを設定できます。あるいは、課題の解決後に顧客がその課題にコメントすると、サービス デスクで課題を再オープンできます。
事前設定済みの自動化ルールをセットアップする
自動化ルールを設定するには、
- In your service project, select Project settings (
) > Automation. - ルールの追加 を選択します。
- リストから事前設定されたルール (利用可能なオプションについては、下の表を参照) を選択してから、[続行] を選択します。ルールの設定画面が表示されます。
- 必要に応じて、ルール名と説明を編集します。ルール名は自動化設定のメインページに表示されるため、名前を変更することによって、それぞれのルールの内容を参照しやすくなります。
- 設定ダイアログに表示されたフィールドを編集および更新します。
- 保存 を選択すれば、完了です。
1 つのサービス デスク プロジェクト内で最大 30 の自動化ルールを使用し、それぞれで最大 30 のブランチを使用できます。制限に到達したら、ルールを結合するか、使用しないルールを削除します。
サービスデスク プロジェクトには、自動化の設定に使用可能な事前設定済みのルールが付属しています。以下に示すのは、チームや顧客がすぐに利用できる事前設定済みのルールです。
ルール テンプレート | 自動化の仕組み |
|---|---|
| コメントで返信ステータスを更新 | 誰かのコメントがあると、課題のステータスを次の状態に更新します。
|
コメントで課題を再オープン | 顧客が解決済みの課題にコメントしたときに、クローズ済みの課題を再オープンします。 |
| 緊急課題アラート | 顧客が緊急のリクエストを送信したときに、コメントでメンションを使用してチームのメンバーに注意を喚起します。 |
| 高リスク SLA のアラート | 課題がいずれかの SLA に違反しそうなときにコメントでメンションを使用してエージェントに注意を喚起します。 |
| 解決済み課題のクローズ | 課題が解決して 10 日間経つと、課題がクローズされ、顧客に通知されます。 |
| 課題にリンクされた Jira の更新 | 課題ステータスがトランジションしたときに、同じプロジェクトまたは同じインスタンスの別のプロジェクトのリンク済み課題にコメントを追加します。 |
| メール リクエストのトリアージ | メールの件名からキーワードを分析して、メールで送信された課題に対してリクエスト タイプを割り当てます。 |
| 顧客へのコメントの要求 | 課題のステータスが顧客の応答待ちになって 5 日間経つと、コメントでメンションを使用して顧客にリマインダが送信されます。 |
事前設定済みの自動化ルールを編集する
事前設定済みのルールを編集するには、次の手順を実行します。
- [このプロジェクトのルール] でルールの名前をクリックします。ルールの設定画面が表示されます。
- [このような事態になった場合]、[以下に一致する場合]、[次を実行] のフィールドを編集して、ルールのトリガー、条件、または結果のアクションを変更します。これらのフィールドに入力する情報の推奨については、このルールをカスタマイズするヒントを利用してください。名前と説明も同様に編集できます。
- ルールを変更した場合、必ず [保存] をクリックして編集内容を確定します。
カスタム自動化ルールの作成
カスタム自動化ルールを作成するには、
- In your service project, select Project settings () > Automation.
- ルールの追加 を選択します。
- リストから [カスタム ルール] を選択し、[続行] を選択します。ルールの設定画面が表示されます。
- Configure your rule by selecting and defining the fields under the sections When this happens..., If these match..., and Then do this... fields.
- You can add an optional Otherwise, if these match... set of conditions and associated actions (Then do this...) by selecting Add Branch. See the table below for the available options.
- 保存 を選択すれば、 設定は完了です。
上述のように、1 つのサービス デスク プロジェクト内で最大 30 の自動化ルール (カスタム ルールを含む) を使用し、それぞれで最大 30 のブランチを使用できます。
自動化エンジンでサポートされているルール セットは、以下のとおりです。
| このような事態になった場合 | 以下に一致する場合 / または、以下に一致する場合 | 次を実行 |
|---|---|---|
| コメント追加時 |
|
|
| コメント編集時 |
| |
| 課題作成時 |
| |
| 課題解決状況の変更時 |
| |
| ステータス変更時 |
| |
| リンクされた課題（同じ Jira サイト インスタンス上）のトランジション時 |
| |
| 課題に参加者が追加された時 |
| |
| 課題への組織追加時 |
| |
| 承認要求時 |
| |
| 承認完了 |
| |
| SLA 残り時間 SLA とイベントをトリガーする目標ステータスを選択する |
| |
| ステータス期間 |
|
ルール オプション
Choose rule options (
) in the rules configuration page to change the behavior of a specific rule.
次のユーザーとしてルールを実行: 既定では、ルールはプロジェクトを作成したユーザーとして実行されます。ルールをトリガーしたユーザーとしてルールを実行することもできます。たとえば、顧客に応答するルールの場合、プロジェクトを作成したユーザーではなく、リクエストに取り組んでいるエージェントからコメントを送信するほうが自然です。この場合、[次のユーザーとしてルールを実行] を [ルールをトリガしたユーザー] に設定します。選択したユーザーが、ルールによって実行されるすべてのアクションを完了する権限を持っていることを確認します。
To change the default run-as user, go to Automation > Configuration (
). Make sure the person you choose has permission to perform all the actions that you might try to automate in all your rules.
他のルールでトリガー: デフォルトでは、ルールは他のルールをトリガーできます。場合によっては、2 つのルールが互いを無限にトリガーしないように、これを無効化する必要がある場合があります。
自動化ルールの無効化
自動化ルールを無効にするには、
- In your service project, select Project settings () > Automation.
- ルールのタイトルをクリックします。ルールの設定画面が表示されます。
- ルール オプション () を選択します。
- Tick the Disabled checkbox and click Save.
Disabled rules appear in your automation list with a DISABLED badge.
自動化のログ
Check the status of your rules by going to ••• > View log:
ルールの「when」条件が一致したすべての課題のリストが表示されます。日時順に参照したり、特定のルールを検索したりすることができます。
課題の横の [詳細の表示] をクリックすると、ルールの適用方法の概要が表示されます。ステータス記号にカーソルを合わせると、ルールが実行、または実行されなかった理由を確認できます。
- トリガーまたは条件が一致、またはアクションがトリガーされました。
- 条件が一致しませんでした。
- エラーが発生しました。