スペースの編成
誰もが探しているものを見つけ、重要な情報を把握できるようにするための、スペースの整理に役立つヒントをいくつか紹介します。
マイスペース内でコンテンツを整理するにはどうすればよいですか?
ページとブログ
Confluence で作成されたものは、議事録から振り返り、およびその間のすべてのものに至るまで、ページまたはブログ投稿という形をとります。
- サイトへの訪問者が最初に目にするのは概要です。訪問者が関連コンテンツを見つけやすくするため、便利なマクロを使用したり、スペースの内容に関する情報を含めたりして、まず概要のキュレーションを行うことをおすすめします。詳細は「スペースの概要のセットアップ」を参照してください。
- 主に現在のタイムフレームに固有で、時間と共に変化しないコンテンツを作成する場合は、ブログ投稿として作成します。そのため、最新ニュースが表示され、訪問者が古いコンテンツに関心がある場合、下へスクロールするだけで済みます。
- 後に残り、時間と共に進化する可能性のあるコンテンツを作成する場合は、ページとして作成します。すべてのページが子ページを持つようページがネストされるため、コンテンツをカテゴリーやサブカテゴリーに整理できます。
ラベルの使用
ラベルとは、ページやブログ投稿、添付ファイルに追加するキーワードやタグのことです。
- 独自のラベルを定義して、コンテンツを分類、識別、またはブックマークするために使用できます。たとえば、自分のサイト上にある会計に関連するすべてのページにラベル「会計」を割り当てると、次のことが可能になります。
- 1 つのスペースまたはサイト全体でそのラベルの付いたすべてのページを参照する。
- そのラベルを使用してページのリストを表示する。
- そのページに基づいて検索する。
- ラベル別コンテンツ マクロを使用して、ラベルのカテゴリー別に編成されたスペースにコンテンツ テーブルを作成します。
- ラベルは排他的ではありません。そのため、ページは必要なだけラベルを付けることができます。ページはこれらの各カテゴリーの下に表示されます。
また、ラベルを使用してページを分類し、スペース ディレクトリで見つけやすくすることができます
スペースを整理するにはどうすればよいですか?
同じスペースで多数のユーザーが作成作業を行う場合は、短時間で面倒なことになる可能性があります。以下を試すことでこれを防ぐことができます。
ガイドライン セットの作成
- コンテンツが失われたり、間違った場所に配置されないよう、子ページを下に配置するためにどの親ページを作成するか、協力者に知らせます。
- すべてのコンテンツがきちんと分類されるよう、ページ、ブログ投稿、および添付ファイルに追加する標準ラベルを決定します。
- スペース概要でこれらのガイドラインについて説明して、各ユーザーが確認できるようにします。
ページ ブループリントの使用
ブループリントは、書式設定、マクロ、サンプル コンテンツを含むテンプレートです。各スペースに対してブループリントをカスタマイズできます。ブループリントから作成されたすべてのものは、サイドバーで独自のインデックスを持ちます。たとえば、議事録テンプレートを使用した場合、サイドバーで [議事録] を選択して、スペース内のすべての議事録ページの一覧を表示できます。
テンプレートから作成マクロ
テンプレート マクロから作成を使用することで、他の投稿者の作業をシンプルにします。[テンプレート マクロから作成] では、選択した特定のテンプレートへとリンクするページにボタンを配置することができます。ボタンをクリックするとマクロがエディターを開き、選択したテンプレートが適用されます。
独自のページ テンプレートの作成
毎回同じ方法で書式設定するコンテンツに対し、独自のテンプレートを作成します。たとえば、同じ条件を追跡する定期レポートを作成する場合、レポート全体を一から作成する代わりに新しいデータのみを入力するよう、見出し、変数日付、表、任意のグラフのスペースを使用してテンプレートを作成します。
自分のチームが重要事項を常に把握できるようにするにはどうすればよいですか?
Confluence に多数のコンテンツがある場合、すべてを把握することは困難に思われますが、これらの機能は、関心を持っているすべてのコンテンツを保存して追跡するのに役立ちます。
スター付きスペース
簡単にナビゲートしたいスペースを、[スター付き] スペースの一覧に追加します。この一覧は、Confluence のナビゲーションやスペース ディレクトリの [スペース] メニューにあります。また、スペース リスト マクロを使用してページやブログにそのスペースを表示するために使用することもできます。
[スター付き] 一覧にスペースを追加するには、そのスペースに移動して [このスペースにスターを追加] をクリックするか、スペース ディレクトリでそのスペースを見つけ、スペース名の横にある星印アイコンをクリックします。
ページにスターを付ける
スペース全体ではなく特定のページにのみリンクさせる場合、[このページにスターを追加] を選択すると、Confluce ナビゲーションの [最近] やホーム ページに表示されます。お気に入りページ マクロを使用して、スターを付けたすべてのページの一覧を表示できます。
ページ、ブログ、またはスペースを見る
ページ、ブログ、またはスペースに対して加えたすべての変更を追跡する場合は、それらをウォッチすることもできます。コンテンツのウォッチとは、そのコンテンツに対して加えられたすべての編集、削除、添付ファイルまたはコメントに対して電子メール通知が届くという意味です。
- ページをウォッチするには、ウォッチするページへと移動してからウォッチ > ページのウォッチを選択するか、ページ全体をウォッチする場合はこのスペースのすべてのコンテンツのウォッチを選択します。
- ブログをウォッチするには、そのブログに移動して [このブログをウォッチする] を選択します。
また、自分のスペースのウォッチャーを管理することもできます。この機能は、新しいプロジェクトを作成する場合や、そのプロジェクトのチームメンバーに進捗状況を常に把握してもらいたい場合などに便利です。そのスペースのページに移動してから、ウォッチ > ウォッチャーの管理を選択してから、「このスペースをウォッチする」の下で名前を追加/削除します。
[ウォッチャーの管理] リンクはスペースの管理者のみが使用できます。
@mentions
別の人物の意見が必要な場合や、誰かにタスクを割り当てたい場合は、@mentionsを使用します。メンションはタグのように機能します。メンションされた人物はただちに通知を受け、そのページやブログへクリックスルーすることができます。タスクの作成時にメンションを使用すると、その人物にタスクが割り当てられ、割り当てられた人物はプロファイルの下からそれらのタスクを見つけることができます。
誰かに確認、情報の追加、または何かを承認してもらいたい場合、Confluence 内にその作業を置き、タスクとして彼らに割り当てます。Confluence 内で変更やコメントを追加し、完了したらメンションを返して知らせることができます。
スペース サイドバーを編集
サイドバーに表示するアイテムを決定できます。概要、ブログ、質問やカレンダーなどのアプリでこの操作を実行できます。
- Confluence Cloud のスペースに移動します。
- サイド バーで [スペース設定] を選択します。
- [スペースを管理] カードから [Edit sidebar (サイドバーの編集)] を選択します。
- サイドバーに表示する内容を選択します。
[スペース設定] で利用可能な機能とカードは、権限によって異なります。サイドバーの編集は、権限、ルック アンド フィール、アーカイブ、スペースの削除と同様に、製品およびスペース管理者のみが利用できます。
スペース ショートカット
ショートカットは有益または重要なページで、スペースのメンバーが頻繁に必要とする可能性があります。これらのショートカットは、スペース管理者が追加します。
スペース管理者は、スペース内のページ、他の関連スペース、または関連する外部 Web コンテンツにリンクしたり、必要に応じてショートカットを並べ替えたりできます。
