メールの通知を設定する

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Jira では、重大なイベントが発生したときに、ユーザーにメール通知を送信できます。例えば、課題が作成または完了した時や、課題フィールドのいずれかが更新されたときに通知を受け取ることができます。

次のすべての手順を行うには、 Jira 管理者 グローバル権限 を持つユーザーとしてログインする必要があります。

通知を有効にする

通知フローを開始するには、SMTP メール サーバーをセットアップして、受け取りたい通知を選択する通知スキームを作成します。

  1. Jira の SMTP メール サーバーを設定する
  2. 通知スキームを作成する

メールの内容をカスタマイズしたり、通知の送信元のメール アドレスを設定したりすることもできます。

How notifications work

Notifications for events that occur close together are grouped and sent in a summary email, just to avoid too many emails cluttering your mailbox. We're calling these notifications batched notifications, as opposed to separate notifications (where every notification is sent in a separate email) that were the default notifications in earlier Jira versions.

tip/resting Created with Sketch.

Settings related to batched notifications are in > System > Batching email notifications.

An email with batched notifications looks like the one below. As you can see, it groups all events from the last few minutes and presents them as a summary.

Issue updates

When it comes to notifications about issue updates, you will receive a separate email for every issue. The email contains events that occurred in an issue in the specified time frame (for example, the last hour), and includes the following updates:

  • Details about the issue (if it was just created)
  • Changes to any of the issue fields (including custom fields)
  • コメント
  • 作業ログ
  • 添付ファイル

You can change the frequency of batching these notifications. Depending on your choice, you’ll receive an email with events from the last few minutes or an hour. 

メンション

Notifications about mentions work a bit differently, and the chosen frequency doesn’t affect them. When you’re mentioned in an issue, it usually means that somebody needs your immediate attention, so you’ll be notified as soon as possible, regardless of the frequency you’ve chosen. All mentions from the last minute will be grouped together and delivered to your mailbox in a separate “mention” email.

Advanced: Adding more custom fields

Updates to custom fields in your issues are included in the notifications, just like regular fields. However, if you’re an advanced Jira user, you can display additional custom fields in your emails. Such custom fields can be added to email’s subject, header, or any other location. Some of our users do this to describe their notifications more precisely, for example by adding security levels. For more info, see Adding custom fields to emails.

Changing the notification frequency

Every team works in a different way, so we’re giving you a way to tailor the notifications to your needs. If you like to always stay on top of things, you can receive batched notifications every few minutes (2 minutes being the minimum), and if you’d rather just read a summary every now and then, you can choose to receive a summary of what happened in the last hour.

To change the frequency:

  1. Go to  > System > Batching email notifications (you can also search for it by pressing 'gg').
  2. Choose the frequency that works for you, and click Save. These settings will be applied to all users.

Disabling batched notifications

If you absolutely love to know what’s going on in your projects, you can also disable batched notifications and get notified about every event (for example, change of status or any of the fields) in a separate email. You can choose to do this if you simply got used to separate notifications that were the default notifications before Jira 8.4.

To disable batched notifications:

  1. Go to  > System > Batching email notifications (you can also search for it by pressing 'gg').
  2. Select Disabled, and click Save. These settings will be applied to all users.

メールコンテンツのカスタマイズ

Email notifications are based on Apache’s Velocity templates. Whether it’s adding some info to the header or footer, or shuffling around the contents of your emails, you can make a number of customizations to the templates and tailor the emails to your needs.

For more info, see Customizing email content.

プロジェクトのメールアドレスの設定 

プロジェクトようにメールを設定できます。このメール アドレスは通知の送信元アドレス ("送信者アドレス") となります。このメール アドレスは返信用アドレスにもなります。

この設定は選択したプロジェクトに固有であり、他のプロジェクトの設定や、SMTP メール サーバーの初期設定の "送信者アドレス" に影響することはありません。


プロジェクトのメール アドレスを設定するには、次の手順を実行します。

  1. > [プロジェクト] を選択し、プロジェクトを選択します。
  2. [通知] セクションを見つけ、メール アドレスの横にある鉛筆アイコンをクリックします。



  3. 有効なメール アドレスを入力し、[更新] をクリックします。

これで、このプロジェクトの課題についての通知は、新しいメール アドレスから送信されるようになります。SMTP サーバーの既定のアドレスに戻したい場合は、同じ手順を繰り返し、メール アドレスは空白のまま残します。

メール受信者

For each notification, Jira will only send the first encountered email intended for a recipient. Hence, in the case where a user is included in two or more recipient lists (e.g. the Project Lead and current reporter) for one event notification, the user will only receive the first encountered email notification. Jira will log the fact that this user was on multiple recipient lists.

Jira では、重大なイベント (例: 課題の作成、課題の完了) が発生したときに、ユーザーにメール通知を送信できます。

注: 次のすべての手順では、Jira 管理者グローバル権限を持つユーザーとしてログインしている必要があります。

Jira の既定では、ユーザーにユーザー自身の変更を通知するよう設定されています。この設定は、プロファイル設定からユーザーごとに変更できます。

メール形式: HTML またはテキスト

各 Jira ユーザーは自身のプロファイル設定で、送信メールに対してテキストまたは HTML 形式のどちらを使用するかを指定できます。Jira 管理者は、 > [ユーザー管理] > [ユーザーの設定] を選択して既定のメール形式を指定できます。

HTML メール形式では、"課題の詳細" セクションに国際化された単語を提供することができます。ただし、画像の自動ダウンロードを防ぐインターネットのセキュリティ設定により、HTML メールのメッセージが正しくフォーマットされない場合があります。たとえば、左側の概要列の表示が広くなりすぎる場合があります。これらの画像のダウンロードを許可することで書式設定を修正できます (このオプションはメール内で利用できます)。 

通知のトラブルシューティング

Jira アドミンヘルパーを使用する

Jira アドミン ヘルパーを使用すると、ユーザーに届くべきときにメール通知が届かない理由や、届くべきでないときにユーザーにメール通知が届く理由を診断できます。このツールは Jira 管理者のみが使用できます。

ユーザーが課題のメール通知を受信できる、またはできない方法を診断するには:

  1. Jira で課題を表示します。
  2. [管理] > [通知ヘルパー] をクリックします。
  3. ユーザーのユーザー名を入力します。
  4.  送信をクリックします。
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> [システム] > [通知ヘルパー] に移動して通知ヘルパーにアクセスすることもできます。

最終更新日 2019 年 9 月 16 日

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