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Jira Service Management の承認の設定

高度なワークフローの設定

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コミュニティに質問

Jira Service Management では、ワークフローのステータスに承認ステップを追加して、このワークフローを使用している課題タイプに承認が必要かどうかを指定できます。これによって、次のステップに進む前に、リクエストが適切な担当者によって確認されて承認されるようになります。

動作の仕組み

承認をワークフローに追加して設定し、リクエストに表示する方法を示すサンプル フローを次に示します。


1. ワークフローに承認を追加する。

最初に、承認を追加するワークフロー ステップを選択して承認を追加し、設定画面に移動します。複数のワークフロー ステップに承認を追加できます。

2. 承認を設定する。

Next, you’ll work out the details of your approval – choose the right custom field that will point to your approvers, and specify the Approve and Decline transitions, so your request moves to the right status when it’s approved or declined, and decide whether you want the approvers to provide a mandatory comment.

3. リクエストを承認します。

リクエストが承認ステップに達すると、指名された承認者がリクエストに追加されます。承認者はメール通知も受け取ります。



追加情報

ここでは、承認の内部的な仕組みをよりよく理解するのに役立つ追加情報をいくつか示します。

承認はすべてのワークフローとプロジェクトで利用できますか?

承認ステップを追加するオプションは、ワークフローが少なくとも 1 つの Jira Service Management プロジェクトに関連付けられている場合にのみ利用できます。承認ステップをワークフローに追加して、そのワークフローを非 Jira Service Management プロジェクトでも使用する場合は、非 Jira Service Management プロジェクトの課題にも通常の方法で取り組めますが、それらの課題では承認ステップは強制されません。

承認は常に必要ですか?

これは、ワークフローの承認ステップから移動するトランジションの数によって異なります。

  • 承認ステップに既存のトランジションが 2 つしかない場合は、承認者がリクエストを承認または却下するまで、誰もリクエストをトランジションできません。承認は常に 2 つのトランジション (承認用と却下用) に関連付けられます。エージェントは承認者を追加、編集、または削除できますが、これらのトランジションを使用するリクエストのトランジションはできません。

  • トランジションの数が多い場合は、承認に使用されていないトランジションを使用して、承認不要なリクエストをトランジションできます。承認の設定で重要なことは、承認を省略できるトランジションを追加しないことですが、場合によっては、通常の承認者が対応できない場合にリクエストを先に進めるためなど、緊急時の適用除外などを追加することをお勧めします。

承認を強制するにはどうすればよいですか?

前の質問で説明したように、2 つのトランジションのみを持つ承認ステップでは、承認者が決定を下さなければリクエストが進行しないようにします。これを実現するには、2 つの送信トランジション (1 つは却下、もう 1 つは承認) のみを持つ承認ステップをワークフロー ステータスに設定します。

複数の承認者を設定できますか?

はい。1 人以上の承認者を設定できます。さらに、承認済みと見なされるまでにリクエストを承認する必要がある承認者の数を指定できます。たとえば、最初に管理者がリクエストを承認して、次に財務チームの 2 人のメンバーがリクエストの最終承認を行うように設定することをお勧めします。また、ワークフローに、それぞれ異なる承認者を持つ 2 つの承認ステップを設定できます。

カスタマー ポータルにおける顧客とリクエストの起票に関しては、顧客が承認者を選択できるかどうか、または事前定義されたリストから承認者を選択させるかどうかも決定できます。

承認者が記入するトランジション画面を追加できますか?

Jira では、多くのトランジションでトランジション画面が使用されて、これらのトランジションを介してリクエストが移動するときに、この画面で解決状況、コメント、説明などを追加してリクエストを変更できます。

Transitions that are used in your approvals omit these screens, which is important when your Approve or Decline transitions are going to a final status, like ‘Done’. If you want approvers to provide additional information, select Comment required when approving, Comment required when declining, or both when adding your approval step to the workflow. Approvers will see an Approve this request or Decline this request screen where they can leave their comments.

Can approvers add comments to their approvals?

If a comment is required from them, approvers can add comments when approving or declining a request. The comments can either be internal or visible to customers. You can choose whether you want comments to be required when approving a request, declining a request, or both when you configure your approvals.

承認のタイプ

承認を設定する際は、承認者として指名されるユーザーを指定するためのカスタム フィールドを選択します。次の 2 種類のカスタム フィールドを設定して、それぞれ異なるタイプの承認者に使用できます。

タイプ説明
ユーザー ピッカー フィールド

このタイプでは、任意の Jira ユーザー ピッカー カスタム フィールド (1 つ以上) を使用して、このフィールドに表示するように設定されたユーザーから承認者を追加します。

このフィールドを使用するタイミング

  • Jira ユーザーまたはグループから承認者を追加する場合。任意のユーザーまたはグループを使用できます。承認者として追加されるユーザーは、カスタム フィールドの設定方法によって異なります。

必要な設定

  • いくつかのユーザーまたはグループを含むユーザー ピッカー カスタム フィールド

Insight オブジェクト フィールド (Data Center)

This type uses an Assets object custom field to add approvers that are related to your assets from Insight, for example – their owners or groups responsible for their maintenance.

このフィールドを使用するタイミング

  • You’d typically use it when you’re raising a request and include one of your assets in it. People with relations to this asset will be added as approvers.

必要な設定

  • Assets object field mapped to assets in Insight. Supported types are:

    • Assets Object/s

    • Assets Object (single) (deprecated)

    • Assets Object (multiple) (deprecated)

  • Object types and objects (assets) in Assets configured to have a User or Group attribute that includes some users or groups

tip/resting Created with Sketch.

If you’re looking to use this type, it’s best to follow our detailed guide: Adding approvers from Assets to requests in Jira.

承認を追加して設定

To add and configure approval steps in your workflow:

ステップ 1. 承認者を指定するカスタム フィールドを作成して設定する

承認は、ユーザーを指定するカスタム フィールドに基づいて行われます。ご利用のインスタンスでこれらのカスタム フィールドを作成して設定し、さらにそれらをワークフローに関連付けられた [作成] 画面と [編集] 画面に追加する必要があります。同じフィールドを複数の承認ステップで使用できますが、承認者を混乱させる可能性があるため、別個のフィールドを作成することをご検討ください。

設定する承認のタイプによってステップが異なります。

ユーザー ピッカー カスタム フィールドの作成

  1. ユーザー ピッカー カスタム フィールドを作成します。「カスタム フィールドの追加」をご参照ください。

  2. これを [作成] 画面と [編集] 画面に関連付けます。

Creating an Assets object field

tip/resting Created with Sketch.

This custom field relies on Assets and additional configuration. If you’re new to Assets, it’s best to follow our detailed tutorial instead. See Adding approvers from Assets to requests in Jira.

  1. Add a User or Group attribute to your object types in Assets. See Adding attributes to object types. If you’re choosing a group, try to keep it small as bigger groups can affect performance.

  2. Add one of the supported Assets custom fields and map it to your Assets objects (assets). See Adding Assets custom fields to screens in Jira.

  3. これを [作成] 画面と [編集] 画面に関連付けます。「カスタム フィールドを追加」をご参照ください。

ステップ 2. ワークフローに承認ステップを追加する

はじめる前に

Jira Service Management のリクエスト タイプは Jira の課題タイプに、課題タイプは同様にワークフローにマッピングされています。ワークフローに承認ステップを追加すると、承認ステップはそのワークフローにマッピングされているすべての課題タイプに適用されるため、それらの課題タイプにマッピングされているすべてのリクエスト タイプに適用されます。承認ステップが、すべての課題タイプに対して有効であることを確認することが重要です。1 つのリクエスト タイプだけに承認ステップを追加する場合は、そのリクエスト タイプに個別にマッピングできる別個のワークフローと課題タイプを作成する必要があります。

この方法の詳細については「課題タイプの作成」、「課題タイプとプロジェクトを関連付ける」、「ワークフローで作業する」をご参照ください。

手順

承認ステップを追加する方法：

  1. [管理] > [プロジェクト]、関連するプロジェクトの順に選択します。

  2. [プロジェクト設定] メニューで [ワークフロー] を選択します。プロジェクトに関連付けられているすべてのワークフローが表示されます。

  3. 編集するワークフローの [アクション] 列の [編集] を選択します。

  4. 承認ステップを追加したいステータスを選択します。ステータス ダイアログが表示されます。

  5. ステータス ダイアログの [承認を追加] チェックボックスを選択します。[承認を追加] ダイアログが表示されます。

  6. Choose which custom fields to use, how many approvers are required, which transitions to use for approval and decline, and if you want comments to be required when approving or declining.

  7. [作成] をクリックして承認ステップを追加します。

必ず [公開] をクリックして、ワークフローを利用可能にしてください。また、承認ステップで使用しているトランジションが完了カテゴリのステータスに到達する場合は、リクエストの解決状況がクローズとして表示されるように設定する事後操作があることもご確認ください。

ステップ 3. 承認者の選択方法を選択する (Jira ユーザー ピッカー フィールド)

The following scenarios apply only to Jira user picker fields. In the case of Assets object fields, approvers are always added automatically from the attribute that you select while configuring the approval.

顧客が承認者を手動で選択できるようにする

これは、承認者が誰であるかわからないが、顧客が知っている (たとえば、その上司である) 場合に役立ちます。このシナリオでは、カスタマー ポータルでカスタム フィールドを利用可能にして、顧客がそれを表示して使用できるようにする必要があります。

カスタム フィールドをカスタマー ポータルに追加して表示するには、次の手順に従います。

  1. プロジェクト内で [プロジェクト設定] > [リクエスト タイプ] の順に移動します。

  2. フィールドを追加するリクエスト タイプの横にある [フィールドを編集] を選択します。

  3. [+ フィールドを追加] をクリックしてフィールドを選択し、[適用] をクリックします。

  4. 表示名、フィールドのヘルプ、フィールドが必須かどうかを選択します。

  5. 更新をクリックして、変更を保存します。

  6. このフィールドは [表示] として追加されます。ドラッグ & ドロップでフィールドの順番を変更できます。

定義済みリストから承認者を自動追加する

これは、承認者が誰であるかを顧客が知らない場合や、リクエストの承認者のリストが設定済みであることがわかっている場合に便利です。顧客が承認者を入力する必要はありません。リクエストが承認ステップに達すると、承認者が自動で追加されます。このシナリオでは、カスタマー ポータルでカスタム フィールドを有効にしますが、それを非表示のままにする必要があります。

カスタム フィールドをカスタマー ポータルに追加して非表示にするには、次の手順に従います。

  1. プロジェクト内で [プロジェクト設定] > [リクエスト タイプ] の順に移動します。

  2. フィールドを追加するリクエスト タイプの横にある [フィールドを編集] を選択します。

  3. [+ フィールドを追加] をクリックしてフィールドを選択し、[適用] をクリックします。

  4. 表示名、フィールドのヘルプ、フィールドが必須かどうかを選択します。

  5. 更新をクリックして、変更を保存します。

  6. 追加したフィールドの横にある [非表示] をクリックします。この時点で、承認者のリストを設定する必要があります。

エージェントが承認者を手動で選択できるようにする

これは、顧客が承認者を知らず、承認者がリクエストの情報に依存しているために承認者を自動で割り当てられない場合に便利です。この場合、エージェントはリクエストを確認して、手動で承認者を追加する必要があります。

このシナリオでは、初期設定でエージェントが承認者を選択できるので、操作不要です。エージェントは、カスタム フィールドを表示してリクエストの [ユーザー] セクションで編集できます。すべての承認者をリストする [承認] セクションもありますが、そこでは編集できないことにご注意ください。

フィールドが表示されない場合は、そのフィールドが今もプロジェクト画面で利用できるかどうかを Jira 管理者に確認してもらう必要があることがあります。

Last modified on Mar 15, 2023

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