Jira インスタンスをクリーン アップする

このガイドの目的は、Jira インスタンスの全体的なサイズを整理して縮小する方法の概要を説明することです。 

すべての状況に対応できる万能のアプローチはないため、このページではサイトのクリーンアップに使用できるさまざまなテクニックを紹介します。これはチームの取り組みであることは間違いなく、組織内のメンバーに協力を求める必要があります。ビジネス ルールの決定と適切な担当者の関与の詳細については「クリーンアップを準備する」をご参照ください。

不要なデータの処理に役立つツールやヒントに簡単にアクセスするには、 > [システム] > [クリーン アップ] の順に移動します。

プロセス概要

ここでのプロセスは反復的であり、次のようになります。

難しそうですか? クリーンアップ アクティビティを実行したことがない場合、最初のアクティビティはそうである可能性があります。このガイドでは、レビューする価値のあるものを探すべき場所について説明します。それは、インスタンスに対して冗長なエンティティを特定できるツールや方法の選択に役立ちます。

始めるためのインスピレーションをお探しですか?

このビデオを見て、実際のクリーンアップ プロジェクトについてさらに詳しく知ることができます。

基本的な必須クリーンアップ プロセス

推奨頻度: 四半期に 1 回

必要なスキル: 基本的な Jira 管理者スキル

ステップ 1: 古いプロジェクトをアーカイブする

Jira を数年使用していれば、完了したプロジェクト、廃止されたプロジェクト、もう完了するつもりがないプロジェクトが数十件はあるでしょう。作成されたものの、まったく課題のないプロジェクトがあるかもしれません。それらによって、無関係なプロジェクトを見るかもしれないユーザーに対するクラッターを発生させ、JQL クエリが想定外の結果を返し、再インデックスの速度が必要な水準よりもかなり遅くなります。

クリーンアップする対象を特定するにはどうすればよいですか?

管理パネルで [プロジェクト] に移動し、2 年前など、最後に課題の更新が発生したものをフィルタリングします。これらのプロジェクトの課題がそれほど長く触れられていない場合は、将来的に非アクティブのままになる可能性があります。 

クリーンアップの方法を教えてください

古いプロジェクトを処理するには、いくつかの方法があります。

• 会社の方針で認められている場合、プロジェクトを削除し、それらのプロジェクトからのデータがいかなるレポートにも使用されないようにできます。これはパフォーマンスの向上に有効です。 

• 古いプロジェクトをアーカイブできます。Jira 7.10 では、プロジェクトの事前準備を必要とせず、簡単に復元できるプロジェクト アーカイブの方法が導入されました。この方法は、インスタンス クラッターの軽減に役立ちますが、削除よりもパフォーマンスの改善効果は小さくなります。

プロジェクト アーカイブの詳細については、「プロジェクトのアーカイブ」を参照してください。 

自動化の方法を教えてください

プロジェクトの最適な保持について話し合いましょう。次に、プロジェクトを自動的にアーカイブまたは削除するスクリプトを作成するか、プロジェクト所有者やプロジェクト管理者に相談してプロジェクトの定期的なレビューを実行し、アーカイブ/削除するプロジェクトを指定します。当社のアーカイブ REST API も自動化に役立ちます。「アーカイブ API」や「大量の課題を簡単にアーカイブする方法」をご参照ください。

ScriptRunner アプリは、アーカイブ タスクの自動化にも役立つため、ぜひご検討ください。

ステップ 2: 古い課題をアーカイブする

過去 2 年間更新されていない課題がある場合は、それらをクリーンアップすべきかもしれません。削除も可能ですが、会社の方針で長期間保存することが義務付けられる場合は、適切な解決策があります。 

クリーンアップする対象を特定するにはどうすればよいですか?

しばらく更新されていない課題を確認します。通常、課題をアーカイブするのは最後の更新から 2 年後としていますが、自由に決めていただいて問題ありません。 

クリーンアップの方法を教えてください

Jira 8.1.0 以降では、個別または複数の問題を簡単にアーカイブし、必要に応じて復元できます。当然、プロジェクトがアーカイブされると、そのプロジェクトに属す課題もアーカイブされますが、この場合、アクティブなプロジェクトに属している古い課題をアーカイブできます。アーカイブまたは復元時に再インデックスは不要です。課題のアーカイブの詳細については、「課題をアーカイブする」を参照してください。

自動化の方法を教えてください

課題の最適な保持について話し合いましょう。次に、課題を自動的にアーカイブまたは削除するスクリプトを作成するか、プロジェクト所有者やプロジェクト管理者に相談して課題の定期的なレビューを実行し、アーカイブ/削除する課題を指定します。当社のアーカイブ REST API も自動化に役立ちます。「アーカイブ API」や「大量の課題を簡単にアーカイブする方法」をご参照ください。

手順 3: カスタム フィールドをクリーンアップする

カスタム フィールドが多すぎる、またはカスタム フィールドの設定が不適切であることが、ほとんどの Jira インスタンスでパフォーマンスを低下させる最大の要因の 1 つであることをご存知ですか? 一部のカスタム フィールドでは、インデックス作成に時間がかかり、インデックス作成時間が非常に長くなります。カスタム フィールドを監査し、実行できるアクションを確認することをお勧めします。 

クリーンアップする対象を特定するにはどうすればよいですか?

新機能カスタム フィールドの使用状況を確認する

カスタム フィールドの使用状況データ (実際にフィールドを使用している課題の数と、値が最後に更新されたのはいつか) を確認します。すべてのカスタム フィールドの新しい列に表示されるこのデータは、使用頻度の低い、または長期間更新されていないカスタム フィールドを見つける際に役立ちます。これらの列を基準に並べ替えたり、フィルターを使用して適切な削除候補をすばやく見つけたりできます。一部のカスタム フィールドはテスト目的で作成されてテストが終わるとまったく使用されないため、すぐに一括削除できます。詳細については、「カスタム フィールドの使用状況の分析」を参照してください。

重複したカスタム フィールドを削除し、プロジェクト間でカスタム フィールドを再利用する

カスタム フィールドを検索し、重複を検索します。たとえば、プロジェクトで「開始日」、「開始した日」、「開始された日」などが使用されている可能性があります。重複はここで間違いなく削除し、プロジェクト間で再利用できます。

カスタム フィールドの設定とコンテキストを確認する

一部のカスタム フィールドは、他のフィールドよりもインデックス作成に時間がかかります。システム フィールドでない場合は、インデックスを高速化するために、設定を改善してみてください。カスタム フィールドのインデックス作成時間の作成に役立てるため、Jira には、最も時間のかかるカスタム フィールドの上位 20 件が表示されます (「合計」 10 件、「スナップショット」期間 10 件)。このデータを確認して、チームが作成したカスタム フィールドのいずれかがインデックス作成に時間がかかるかどうかを確認します。詳細については、「Jira クラスター監視 DATA CENTER」を参照してください。 

コンテキストを確認する

コンテキストは、カスタム フィールド設定の一部です。カスタム フィールドにグローバル コンテキストが割り当てられている場合は、Jira のすべてのプロジェクトで使用されます。これは、インデックスに大きな影響を与えます。特定のカスタム フィールドは複数のプロジェクトでのみ使用され、グローバル コンテキストは必要ありません。代わりに、このユーザー設定フィールドを適用するプロジェクトと課題タイプを簡単に選択できます。

Jira で利用可能なカスタム フィールド オプティマイザーを実行して、グローバル コンテキストでカスタム フィールドを実際に使用しているプロジェクトの数と、最適化できるプロジェクトの数を確認します。「カスタム フィールドの最適化」を参照してください。

ただし、SQL クエリで問題がない場合は、次に示すものを使用して未使用のカスタム フィールドを検索し、カスタム フィールド リストから手動で削除できます。

SELECT *
FROM
    gadgetuserpreference
INNER JOIN portletconfiguration ON portletconfiguration.id = gadgetuserpreference.portletconfiguration
INNER JOIN portalpage ON portalpage.id = portletconfiguration.portalpage
WHERE
    userprefvalue LIKE '%12340'

select * from searchrequest s where s.reqcontent like '%MyCFName%' or s.reqcontent like '%cf[12340]%'

SELECT cf.id, fsli.fieldidentifier, cf.cfname, fs.name, fst.name FROM fieldscreenlayoutitem fsli
INNER JOIN fieldscreentab fst 
ON fsli.fieldscreentab = fst.id
INNER JOIN fieldscreen fs
ON fst.fieldscreen = fs.id
INNER JOIN customfield cf
ON fsli.fieldidentifier = 'customfield_' || cf.id::text
WHERE fsli.fieldidentifier LIKE '%customfield_12340%'

select * from jiraworkflows wf where wf.descriptor like '%customfield_12340%';

クリーンアップの方法を教えてください

重複するカスタム フィールドを削除し、可能な場合はフィールドを再利用します。組織にとって重要ではなく、システム フィールドでない場合は、インデックスの再作成に長い時間がかかるフィールドの削除を検討してください。コンテキストを調整します。 

自動化の方法を教えてください

まず、カスタム フィールドの定期的なレビューを実行し、それを作成する権限を持っている人を監視します。また、Jira 監査ログを使用して、新しいフィールドが作成されるタイミングを監視して、フィールドが目的に合致しているか確認することもできます。 

Jira 8.14 では、ユーザーが新しいカスタム フィールドを作成するときにコンテキストを設定できるようになりました。選択したプロジェクトにのみカスタム フィールドを適用する推奨オプションが選択されていることを確認します。 

ステップ 4: 非アクティブなユーザーを削除する

誰かが組織を離れた場合は、ユーザー アカウントを無効にすることをお勧めします。これにより、インスタンスの安全性が維持され、誰も見ていないアカウントに誤ってチケットが割り当てこれにより、インスタンスの安全性が維持され、誰も見ていないアカウントに誤ってチケットが割り当てられるのを防ぐことができます。もちろん、重要なユーザー ライセンスは返却されます。

クリーンアップする対象を特定するにはどうすればよいですか?

アプリの使用状況を監査するために、データベースからの最終ログイン タイムスタンプを示すユーザーのリストを取得するには、「最終ログイン日」を参照してください。Atlassian Crowd をご利用の場合、このアプリはライセンスの使用状況を監視することもできます。詳細については、「ライセンス使用状況の監視」を参照してください。

該当する場合は、グループと権限スキームを確認してください。あなたが持っているすべてのグループが重複しておらず、かつ必要な場合は、スキームが重複していないかどうかを確認してください。グローバル権限が必要なグループ、およびプロジェクト権限のみを付与するグループを決定します。各グループの機能を理解し、それらを個別に確認します。

クリーンアップの方法を教えてください

非アクティブなユーザーを手動で削除するか、アプリを使用して削除します。 

自動化の方法を教えてください

非アクティブなユーザーの定期的なクエリを実行し、グループの作成を監視します。

  おつかれさまでした。これで、高度なタスクを完了できます。