Confluence インスタンスをクリーン アップする

The purpose of this guide is to outline the ways you can declutter and reduce the overall size of your Confluence instance.

• Declutter your Confluence instance
• Declutter specific spaces
• Reorganize or start fresh
• Use Marketplace apps
• データベース内およびディスク上のデータを減らす

機能の仕組み

When it comes to Confluence, a lot of cleanup activities depend on your content. For some, deleting an old space or page is the best approach, buf if it still contains important information, you might want to manually clean it up instead. There is no single approach, or magic button, that will work in all situation, so we'll show a range of techniques you can use.

This will no doubt be a team effort, and you'll need to enlist the help of people in your organization. See Prepare for the cleanup for more about determining business rules and getting the right people involved. 

Cleanup tools

For easy access to tools and tipcs that can help you deal with unwanted data, go to Administration menu , then General Configuration > Clean up

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Declutter your Confluence instance

Use the following actions to improve your entire instance.

未使用スペースを特定する

Confluence Data Center 7.11 以降で利用可能です。

サイトのクリーン アップを開始する際の最初のステップの 1 つは、定期的に使用されることがなくなったスペースを特定することです。 

1. Confluence ヘッダーの [分析] に移動します。
2. [スペース] タブを選択します。
3. 日付範囲を設定します。
4. 表をビュー (昇順) で並べ替えます。

ビューの数が最も少ないスペースが最初にリストされます。スペースを選択すると、人気の高いコンテンツやアクティブな投稿者など、詳細な統計が表示されます。そこから、スペース管理者に問い合わせるか、アクティブな投稿者に連絡して、スペースをアーカイブできるかどうか、またはバックアップおよび削除できるかどうかを確認できます。 

検索結果の関連性を改善するためにスペースをアーカイブする

サイトが一定のサイズを超えると、検索が不可欠になります。検索結果の関連性を向上させる方法の 1 つは、不要になったスペースを日単位でアーカイブすることです。これを行うには、特定のスペースに対するスペース管理者権限が必要です。 

スペースのアーカイブ方法

1. スペースに移動して、サイドバーの下部から、スペース ツール > 概要を選択します。
2. 編集を選択します。
3. ステータス ドロップダウンから [アーカイブ] を選択します。
4. 変更を保存します。 

ユーザーがアーカイブされたスペースの結果を含めることを選択しない限り、そのスペース内のページ、ブログ投稿、ファイル、コメントは検索結果に含まれません。検索結果の関連性は向上しますが、アーカイブしてもコンテンツへのアクセス性は変わりません。これは、規制またはコンプライアンス上の理由で記録を維持する必要がある場合に重要です。  

スペースのアーカイブの詳細をご確認ください。 

ユーザー アカウントの無効化によってユーザーによりすばやくメンションする

誰かが組織を離れるか、または Confluence を使用する必要がなくなった場合は、ユーザー アカウントを無効にすることをお勧めします。ほとんどの組織では、特に外部ディレクトリでユーザーを管理している場合に、この機能を最大限に活用できます。ただし、アクティブにする必要のないユーザー アカウントがあるかどうかを定期的に確認することをお勧めします。 

There are several ways you can identify users who might be disabled. See How to identify inactive users in Confluence to learn how to query your database for the last login date. Remember to always backup your database before you do this. 

ユーザー アカウントを無効化する方法は、ユーザーの管理方法によって異なります。

ユーザーを削除または無効化する方法 

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Declutter specific spaces

This is something that everyone can get involved in. Often known as wiki gardening, this is the process of identifying and moving content that is no longer useful. Confluence Data Center doesn't provide a way to archive individual pages, but there are some workarounds that can give you a similar result. 

Identify unused pages in a space

If you're cleaning up a specific space whose performance degraded, you can check it for unused pages.

1. Open your space.
2. Go to Space settings > Analytics.
3. 日付範囲を設定します。
4. 表をビュー (昇順) で並べ替えます。

ビューの数が最も少ないスペースが最初にリストされます。スペースを選択すると、人気の高いコンテンツやアクティブな投稿者など、詳細な統計が表示されます。そこから、スペース管理者に問い合わせるか、アクティブな投稿者に連絡して、スペースをアーカイブできるかどうか、またはバックアップおよび削除できるかどうかを確認できます。 

廃止されたページをアーカイブ領域に移動する

アーカイブ スペースへのページの移動は、長期間使用される傾向があるチーム スペースでは非常にうまく機能します。廃止されたコンテンツや古いコンテンツを別のスペースに移動することで、元のスペースが適切に整理され、関連性の高い状態に保たれます。

People need Delete page permission in the original space, and Add page permission in the destination space to do this. 

不要なページ用のアーカイブ スペースを作成するには、次の手順を実行します。

1. 「設計チーム アーカイブ」のような新しいスペースを作成します。
2. Navigate to an unwanted page, and choose More options, then Move, then specify the new space in the New Parent Page field. 
3. [New Parent Page (新しい親ページ)] フィールドで、アーカイブ スペース ホームページなどのページを指定します 。 
4. 不要なページすべてに、このプロセスを行います。単一ページ、またはページ ツリー全体 (親ページとそのすべての子ページ) を移動できます。
5. 不要なページをすべて移動したら、新しいスペースをアーカイブします。 

元のスペースは現在のままで、そのコンテンツはすべて検索可能です。アーカイブされたスペースに移動されたコンテンツは検索結果に表示されなくなりますが、アーカイブされたスペースに直接移動するか、アーカイブされたスペースを検索に含めるオプションを選択することで、チームから簡単にアクセスできます。 

ステータスが「アーカイブ済み」のときは、ページをスペースに移動することはできません。しかし、より多くのページを移動する必要がある場合にステータスを「現在」に戻すのは簡単です。チーム メンバーが、不要になったページをスペースに移動させることに集中するクリーンアップ デイを四半期ごとに設けるのも良いやり方です。 

スペースのアーカイブの詳細をご確認ください。 

Archive pages in cloud (migrating customers)

If you're migrating your content from Data Center to Cloud or work in a hybrid environment, you could wait with archiving your pages after they're moved to Cloud. Confluence Cloud allows you to archive pages in bulk and identify them based on different criteria, such as last activity.

Learn more about page archiving in Confluence Cloud

Organize obsolete pages in the page tree

ページ ツリーの整理は、現在のページと置き換えられたページを区別したいプロジェクト スペースには非常に有効です。あなたのスペースがすでにきちんと整理されている場合に特に便利です。 

People need the Add page permission in the space to do this. 

ページ ツリーで廃止されたページの領域を作成するには、次の手順を実行してください。

1. 新しいページを作成し、「廃止されたページ」や「古いページ」などのわかりやすい名前を付けます
2. 不要なページをすべて、このページの子になるように移動してください。次のいずれかを実行します。
   1. Space tools > Reorder pages. You can then drag pages to their new location.
   2. Navigate to the unwanted page, and choose More options, then Move, then specify the new page in the New Parent Page field. 

単一ページ、またはページ ツリー全体 (親ページとそのすべての子ページ) を移動できます。 

ページの移動の詳細をご確認ください。

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Reorganize or start fresh

Problems with spaces are often related to incorrect approach to creating content or lack of regular cleanup practices. If you have large and heavy spaces, it might be a better idea to divide them or move away into new spaces.

Divide large spaces into smaller ones

Review your large spaces and check if you can divide them into smaller ones. When reviewing the space tree, you might find some common patterns or categories in the main parent pages, for example sections focused on specific projects, teams, or other themes.

Moving this content into separate spaces makes it easier for your teams to keep focus, also reducing the clutter and making future maintenance much easier. 

Create new spaces for new teams or projects

You can create a new team space for each team to organize their documentation, meeting notes, and projects. "Team" means different things for different companies, but think of them as a group of people working towards the same goal. Having spaces focused on a team helps make sure that all the pages in that space are relevant to everyone involved, and reduces clutter.

Teams can organize their plans, projects, meeting notes, and processes more easily. It also makes things easier to maintain.

Also, if there's a big project that requires collaboration between multiple teams, consider creating a new space for that work. It allows that space to be focused on just the project and everything to be in a single place.

Assign Confluence gardeners

Confluence gardeners are team members who periodically review the page tree (or parts of it) to make sure it's organized and up to date. We recommend identifying a gardener who spends some time every month to look at the pages in their sections to determine if anything needs to be deleted, cleaned up, or moved to another place, such as archive space.

不要なスペースをバックアップしてから削除する  

全員がアクセスできる必要のない古いコンテンツがある場合は、スペースを XML にエクスポートし、長期バックアップとして保存することもできます。ユーザーによる個人用スペースの作成を許可することは、誰かが組織を離れ、個人用スペースが不要になったときのために適切な対応である可能性があります。 

People need Space Admin and Export Space permissions to do this. 

スペースをバックアップおよび削除するには、次の手順を実行します。

1. スペースに移動して、サイドバーの下部から [スペース ツール] > [コンテンツ ツール] を選択します。
2. [エクスポート] タブを選択し、プロンプトに従ってスペースを XML に書き出します。 
3. スペースをテスト インスタンスにインポートして、スペースが正常にエクスポートされたことを確認します。これは、破損したバックアップに関わる問題を回避するために重要です。 
4. スペースに移動して、サイドバーの下部から、スペース ツール > 概要を選択します。

5. [スペースの削除] タブを選択し、プロンプトに従ってスペースを永久的に削除します。

エンド ユーザーにアクセスを許可する必要がある場合は、スペースを PDF と XML にエクスポートする方法があります。PDF は簡単に検索でき、ファイル共有を通じてユーザーが使用できるようになります。一方、XML は長期バックアップ用に保存でき、スペースを元に戻す必要がある場合は Confluence に再度インポートできます。ただし、HTML エクスポートにはスタイルが含まれないため、スペースを HTML にエクスポートすることも可能です、ただし、これは機能的ですが、あまり魅力的ではありません。 

スペースを書き出す方法を学びましょう

スペースを削除する方法を学びましょう

Use Marketplace apps

Atlassian Marketplace には、Wiki ガーデニング、アーカイブ、およびワームフロー アプリがいくつかあります。ページごとのアーカイブや、指定された時間内に更新されていないページを特定するためのツールなど、さまざまな機能があります。 

サイトのクリーンアップに役立つさまざまなアプリがあります。以下に例を示します。 

• Better Content Archiving for Confluence
  このアプリは、Confluence ページのライフサイクルを対象にしています。分析、有効期限、レビュー ワークフロー、保存スペース、アーカイブ スペースを提供します。これは非常に人気があり、評価の高いアプリです。 
• Confluence Command Line Interface (CLI)
  ほとんどの方はすでに Bob Swift のコマンド ライン インターフェイスを使用されています。また、クリーンアップする必要があるコンテンツの種類を特定するためにも使用できます。このアプリは、クリーンアップ タスクを完了し、自動化するための柔軟性を提供します。 
• ScriptRunner for Confluence
  このアプリによって、Confluence に対するスクリプトを作成と実行が可能になります。スクリプトの例としては、添付ファイル一括削除などの一括自動化、サイズの大きい添付ファイルのアーカイブや削除などのタスクの自動化などが挙げられます。
• Scroll HTML Exporter for Confluence
  このアプリによって、Confluence スペースの静的 HTML エクスポートを作成し、きれいに整えることができます。これは、ファイル システムやその他の場所への長期的なアーカイブに最適です。 

新しいアプリが常に開発されているので、Atlassian Marketplace で新しいアプリを確認してください。 

Atlassian Marketplace で Confluence アプリを探す

データベース内およびディスク上のデータを減らす

データベースやディスクに保存されるデータを減らす方法はいくつかあります。これは、ストレージ コストだけでなく、バックアップやアップグレードに必要な時間の短縮にも有効です。 

ページや添付ファイルの以前のバージョンを自動で削除する

Confluence Data Center 7.16 以降で利用可能です。

Confluence ではページが編集されたりファイルが再アップロードされたりすると、必要に応じてロール バックできるように以前のバージョンが保持されます。しかし、時間が経つにつれてその保持量が増えていく可能性があります。人気のあるページや長期間存在するページに何百もの履歴バージョンがあるのは、珍しいことではありません。 

ガバナンスやコンプライアンス上の理由などから古い履歴バージョンは保持不要な場合は、特定の条件に基づいて履歴バージョンを自動で削除するように Confluence を設定できます。 

1. [管理] メニュー から [一般設定] > [保持期間ルール] に移動します。
2. 異なるルールを必要とするスペースには適用除外を追加します。たとえば、人事または財務の各スペースではすべてのバージョンを必ず保持することをお勧めします。 
3. ページと添付ファイルに対するグローバル ルールを設定します。  

約 10 分ごとに、Confluence は履歴バージョンが基準を満たすかを少しずつ確認して削除します。つまり、サイトはバックグラウンドで常にクリーン アップされるため、履歴データが大きくなりすぎることはありません。 

保持期間ルールの詳細

同期データを削除する

Confluence Data Center と Server 7.0 以降で利用可能です。

When collaborative editing is enabled, Synchrony is used to synchronise changes made in the editor. This is how multiple people can see each others changes in real time. Each page and blog post has its own Synchrony change log, which contains a graph of all edits to that page or blog post. In busy Confluence sites the database tables that store the Synchrony change logs can grow very quickly.

7.0 以降の Confluence は、不要になった同期変更ログをクリーンアップします。同期データをより積極的に削除したい場合は、スケジュールされた同期ハード エビクション ジョブを実行できます。 

同期データを削除する方法の詳細  

スペース内の大きな添付ファイルを特定する

画像、文書、ビデオ、オーディオなどのファイルは、Confluence ページに簡単に添付できます。これらのファイルは添付された後に置き換えられたり、使用されなかったりすることがあります。これらのファイルを自動的にクリーンアップする方法はありませんが、サイズ順に並べ替えられたファイルのリストを表示して、大きなファイルを特定できます。 

スペース内の添付ファイルを表示するには、次の手順を実行します。

1. スペースに移動して、サイドバーの下部から [スペース ツール] > [コンテンツ ツール] を選択します。
2. [スペース添付ファイル] タブを選択します。
3. [サイズ] 列見出しを選択して、リストをファイル サイズで並べ替えます。
4. 非常に大きな添付ファイルを含むページに移動し、その添付ファイルが使用されているかどうかを確認します。 

ファイルがアップロードされているが、ページ上に表示またはリンクされていないかどうかを確認する簡単な方法はありません。そのため、ページの作成者または最近の編集した人に連絡して、非常に大きなファイルが必要かどうかを判断することをお勧めします。 

[スペース添付ファイル] リストには、表示権限のあるページ上のファイルのみが表示されます。

ファイルの管理の詳細

ごみ箱を空にする

ごみ箱にあるページ、ブログ投稿、ファイルは、データベースとディスク上で驚くほど大きなスペースを占有します。定期的にごみ箱を空にするのは良い習慣です。 

You need Space Admin permission to do this. 

スペース内のごみ箱を空にするには、次の手順を実行します。

1. スペースに移動して、サイドバーの下部から [スペース ツール] > [コンテンツ ツール] を選択します。
2. [ごみ箱] タブを選択します。
3. [Purge all (すべて削除)] を選択します。

 また、不要になったページとファイルを選択して削除することもできます。ページ、ブログ投稿、またはファイルはごみ箱から削除されると、復元できません。 

ページの削除の詳細をご確認ください。

ごみ箱の中身を自動で削除する

Confluence Data Center と Server 7.16 以降で利用可能です。 

ガバナンスまたはコンプライアンス上の理由から、削除済みアイテムはごみ箱に保持不要な場合は、Confluence を設定してアイテムが削除された日付に基づいてごみ箱の中身を自動で削除できます。 

1. [管理] メニュー から [一般設定] > [保持期間ルール] に移動します。
2. 異なるルールを必要とするスペースには適用除外を追加します。たとえば、財務スペースのごみ箱は絶対に自動削除しないことをお勧めします。 
3. 他のすべてのスペースを対象にした、ごみ箱のグローバル ルールを設定します。  

約 10 分ごとに、Confluence はごみ箱にあるアイテムが基準を満たすかを少しずつ確認して削除します。つまり、サイトはバックグラウンドで常にクリーンアップされるため、ごみ箱が溢れ返るようなことにはなりません。 

保持期間ルールの詳細