Confluence をイントラネットとして利用する

イントラネットは組織のハブです。イントラネットのプラットフォームを選択する場合、非技術者のユーザーにとって十分に簡単なシステムで、情報とコンテンツが容易に共有でき、アクセスが組織内のメンバーに制限されるように留意する必要があります。 

Confluence は、情報を保護しながら同僚と共有したり、コラボレーションすることができる、すぐに使用可能な多くの優れた機能を備えています。手順書、仕様書、および重要なファイルなどの共有、企業の行事や会合の計画、チーム間の共同作業などが可能です。Confluence は、作業を完了するために共有し、発見し、コラボレーションする 1 つの場所なのです。

コミュニティの作成

Confluence サイトでは、ユーザーを素早く、簡単に追加できます。ピープルは自分自身をサイトのユーザーとして追加できます。 招待リンクをピープルに送信してサインアップを勧めることができます。手動で新しいユーザーを追加できます。あるいは、認証やユーザーとグループの管理のために LDAP ディレクトリのような 既存のディレクトリを使用することもできます。

どのような方法を選択しても、Confluence ユーザーのコミュニティを簡単に作成して、イントラネットにアクセスできるようにすることが可能です。また、既製のユーザー ディレクトリも持つことになるでしょう。

企業ブランドとの一致

Upload your company logo, and Confluence's auto look and feel will change the colour scheme to match. It'll make your intranet feel more familiar to your colleagues, and help with adoption.

あらゆる用途があり、あらゆるものを含むスペース

Confluence スペース は、 本質的には、関連するコンテンツを持つ一群のページとブログ投稿を入れておくコンテナです。

Confluence から開始する場合、あらゆるものをまとめる最も簡単な方法は、組織内に各チームまたは部門のスペースを作成することです。各チームのスペースは、ページ、ブログ投稿、ミーティング議事録、ファイルなどを作成して共有するための場所となり、チームメンバーが必要な情報を得るために訪れる場所となります。

ヘッダーから、スペース > スペースの作成を選択するとスペース ブループリントのリストが表示され、初めて使用する場合に役立ちます。 

各スペースには独自の配色を設定できます。また、スペースにはカスタマイズ可能なホームページがあり、たとえば、チームの目標を表示して追跡したり、チームメンバーのリストを表示したりするなど、目的に合わせて編集できます。組み込みの 'チームスペース' テンプレートを使用すると、チームのすべてのメンバーを自動的にホームページに追加でき、メンバーどうしの交流に役立ちます。

各スペースで権限の設定が可能なため、特定のユーザーまたはグループにのみ閲覧が限定される機密情報がある場合、Confluence を使用すれば容易に保護できます。

スペースの作成はチームに限定されているわけではありません。プロジェクト（規模の大小を問いません）やイベントなど、どのようなものでも、共通の見出しまたは権限構造の下で情報を収集したい場合にはスペースを作成できます。

Confluence の使用例を同僚に示すためにいくつかのスペースを設定し、ページやブログ投稿を作成したら、同僚を招待してページやブログを作成するように促します。

個人用スペースの追加

Every Confluence user, including you, can also create their own personal space; it can be a place to keep your own work, add shortcuts to your most used content, and you even get your own blog for sharing your ideas and opinions with the rest of your organisation (or just those that you want to see them).

ページ、ミーティング議事録などの作成

Confluence では、ミーティング議事録、プロジェクト計画、稟議書など、あらゆる用途のためにページを作成できます。ページは編集可能なので、ページの作成後に他の人も参加してページを最新の状態に保つことができます。Confluence ヘッダーから作成を選択し、空白のページを選択するか、テンプレートを使用して作成を開始します。

専門家のスキルやトレーニングを受けなくても、ページへの入力、レイアウトの変更、画像やリンクの追加などなんでもできます。また、ファイルを添付して、チーム内のメンバーがモックアップや要件など、プロジェクトにとって不可欠なアセットにアクセスできるようにすることも可能です。ページにいいね！をマークして、コメントを付け、コンテンツについて会話を始めるのもいいでしょう。

Confluence には、便利な一連の ページ ブループリントも組み込まれています。これは、ページのコンテンツとフォーマット設定に役立ちます。次の２つのブループリント、ミーティング議事録と稟議書ブループリントは、何が、なぜ起きたかについて、他の人々が精通しておく必要がある場合に非常に役立つことがあります。

全員に返信の代わりにブログを利用

Each space you create in Confluence has its own blog, where you and your teams can share news and events, discuss important projects and developments, or congratulate a teammate for a special effort; blogging is a great way to foster company culture and celebrate achievements across your organisation.

ブログをウォッチして、新しい投稿があったときに更新情報を得られるようにしておくことができます。ブログ投稿は日付別に自動的にまとめられ、年および月別に分類されるので、検索も容易です。

問題の事柄の共有

適切な人が確実にページまたはブログ投稿を見る必要がある場合、Confluence には、確実に注目を引くことができる様々な方法が 用意されています。@ 記号と Confluence ユーザーの名前を入力し、 ページ、ブログ投稿、またはコメントで メンション します。メンションされたユーザーは、そのページ、投稿、またはコメントへのリンクが含まれたメール通知を受け取ります。メンション します。メンションされたユーザーは、そのページ、投稿、またはコメントへのリンクが含まれたメール通知を受け取ります。

There's also aSharebutton at the top right of every page. Type the name or email address of a user or group and send them a short message with a link to the content you're sharing.

ウォッチと学習

Don't miss out on important updates. Watching spaces, pages, and blogs is a great way to stay up-to-date with what's happening in your own team, or any other team or person you need to keep up with. When you watch something, you'll get email updates when changes are made or a comment is added.

Confluence ダッシュボードには、最近のアクティビティ フィードもあります。これによって、企業全体またはあなたのネットワークでトレンドになっているものをチームで見ることができます。

チームコラボレーションの常態化

今すぐコミュニケーションを取りたい場合、HipChat (チャット、ビデオ、およびスクリーン共有が可能な弊社の専用サービス) をチームで使用できます。この隠れ家的な固定のグループチャットルーム (chat 1-1) でアイデアやファイルを共有しましょう。HipChatはConfluence と連携しているため、Confluence のページやブログで新しい情報が共有されるたびに、リアルタイムで通知を受け取ることができます。

(修辞的なこと以外で) わからないことがあれば、チームに質問してみましょう。Confluence Questions は Confluence 向けのアドオンで、独自の Q&A サービスを使用して知識を共有できます。また、全社的な投票を行って、新しいマーケティング活動に対する反応を評価したり、クリスマスパーティの会場を投票で決めたりするのにも利用できます。質問し、回答を得て、専門家を見つけることができます。

You can also try Team Calendars for Confluence for organising and sharing team events, leave, and other important appointments. Embed each team's calendar on their home page so that everyone knows what's happening, and when.