Confluence インスタンスをクリーン アップする

このガイドの目的は、Confluence インスタンスを整理して、全体的なサイズを縮小する方法の概要を説明することです。

• Confluence インスタンスを整理する
• 特定のスペースを整理する
• 再編成するか、最初からやり直す
• Marketplace アプリを使用する
• データベース内およびディスク上のデータを減らす

機能の仕組み

Confluence に関しては、クリーンアップ アクティビティの多くはコンテンツによって異なります。古いスペースやページを削除するのが最善のアプローチである場合もありますが、重要な情報がまだ含まれているのであれば、代わりに手動でクリーンアップするのが望ましい場合もあります。すべての状況に対応できる万能のアプローチはないため、使用できるさまざまなテクニックを紹介します。

これはチームワークであることに間違いなく、組織内のメンバーの協力が不可欠です。ビジネス ルールの決定と適切な担当者の関与の詳細については、「クリーンアップを準備する」を参照してください。 

クリーンアップ ツール

不要なデータの処理に役立つツールやヒントに簡単にアクセスするには、[管理] メニュー から [一般設定] > [クリーンアップ] に移動します。

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Confluence インスタンスを整理する

インスタンス全体を改善するには、次のアクションを使用します。

未使用スペースを特定する

Confluence Data Center 7.11 以降で利用可能です。

サイトのクリーン アップを開始する際の最初のステップの 1 つは、定期的に使用されることがなくなったスペースを特定することです。 

1. Confluence ヘッダーの [分析] に移動します。
2. [スペース] タブを選択します。
3. 日付範囲を設定します。
4. 表をビュー (昇順) で並べ替えます。

ビューの数が最も少ないスペースが最初にリストされます。スペースを選択すると、人気の高いコンテンツやアクティブな投稿者など、詳細な統計が表示されます。そこから、スペース管理者に問い合わせるか、またはアクティブな投稿者に連絡して、スペースをアーカイブできるかどうか、もしくはバックアップして削除できるかどうかを確認できます。 

検索結果の関連性を改善するためにスペースをアーカイブする

サイトが一定のサイズを超えると、検索が不可欠になります。検索結果の関連性を向上させる方法の 1 つは、不要になったスペースを日単位でアーカイブすることです。これを行うには、特定のスペースに対するスペース管理者権限が必要です。 

スペースのアーカイブ方法

1. スペースに移動して、サイドバーの下部から、スペース ツール > 概要を選択します。
2. 編集を選択します。
3. ステータス ドロップダウンから [アーカイブ] を選択します。
4. 変更を保存します。 

ユーザーがアーカイブされたスペースの結果を含めることを選択しない限り、そのスペース内のページ、ブログ投稿、ファイル、コメントは検索結果に含まれません。検索結果の関連性は向上しますが、アーカイブしてもコンテンツへのアクセス性は変わりません。これは、規制またはコンプライアンス上の理由で記録を維持する必要がある場合に重要です。  

スペースのアーカイブの詳細をご確認ください。 

ユーザー アカウントの無効化によってユーザーによりすばやくメンションする

誰かが組織を離れるか、または Confluence を使用する必要がなくなった場合は、ユーザー アカウントを無効にすることをお勧めします。ほとんどの組織では、特に外部ディレクトリでユーザーを管理している場合に、この機能を最大限に活用できます。ただし、アクティブにする必要のないユーザー アカウントがあるかどうかを定期的に確認することをお勧めします。 

無効化できるユーザーを特定する方法はいくつかあります。最終ログイン日をデータベースで確認する方法については、「Confluence で非アクティブなユーザーを特定する方法」を参照してください。これを行う前に、必ずデータベースをバックアップしてください。

ユーザー アカウントを無効化する方法は、ユーザーの管理方法によって異なります。

ユーザーを削除または無効化する方法 

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特定のスペースを整理する

これは誰もが関わることができる作業です。これは、よく Wiki ガーデニングと呼ばれ、有益でなくなったコンテンツを特定して移動するプロセスです。Confluence Data Center には、個々のページをアーカイブする方法は用意されていませんが、同様の結果をもたらす回避策がいくつかあります。

スペース内の未使用ページを特定する

パフォーマンスが低下した特定のスペースをクリーンアップする場合は、未使用ページの有無を確認できます。

1. スペースを開きます。
2. [アナリティクス] を選択します。
3. 日付範囲を設定します。
4. 表をビュー (昇順) で並べ替えます。

ビューの数が最も少ないスペースが最初にリストされます。スペースを選択すると、人気の高いコンテンツやアクティブな投稿者など、詳細な統計が表示されます。そこから、スペース管理者に問い合わせるか、アクティブな投稿者に連絡して、スペースをアーカイブできるかどうか、またはバックアップおよび削除できるかどうかを確認できます。 

廃止されたページをアーカイブ領域に移動する

アーカイブ スペースへのページの移動は、長期間使用される傾向があるチーム スペースでは非常にうまく機能します。廃止されたコンテンツや古いコンテンツを別のスペースに移動することで、元のスペースが適切に整理され、関連性の高い状態に保たれます。

これを行うには、移動元スペースにおける "ページの削除" 権限と移動先スペースにおける "ページの追加" 権限が必要です。

不要なページ用のアーカイブ スペースを作成するには、次の手順を実行します。

1. 「設計チーム アーカイブ」のような新しいスペースを作成します。
2. 不要なページに移動し、[その他のオプション]、[移動] の順に選択して、[新しい親ページ] フィールドで新しいスペースを指定します。 
3. [New Parent Page (新しい親ページ)] フィールドで、アーカイブ スペース ホームページなどのページを指定します 。 
4. 不要なページすべてに、このプロセスを行います。単一ページ、またはページ ツリー全体 (親ページとそのすべての子ページ) を移動できます。
5. 不要なページをすべて移動したら、新しいスペースをアーカイブします。 

元のスペースは現在のままで、そのコンテンツはすべて検索可能です。アーカイブされたスペースに移動されたコンテンツは検索結果に表示されなくなりますが、アーカイブされたスペースに直接移動するか、アーカイブされたスペースを検索に含めるオプションを選択することで、チームから簡単にアクセスできます。 

ステータスが「アーカイブ済み」のときは、ページをスペースに移動することはできません。しかし、より多くのページを移動する必要がある場合にステータスを「現在」に戻すのは簡単です。チーム メンバーが、不要になったページをスペースに移動させることに集中するクリーンアップ デイを四半期ごとに設けるのも良いやり方です。 

スペースのアーカイブの詳細をご確認ください。 

Cloud でページをアーカイブする (移行中のお客様向け)

Data Center から Cloud にコンテンツを移行中の場合、またはハイブリッド環境で作業する場合、Cloud への移行が終了してから、ページをアーカイブします。Confluence Cloud では、ページをまとめてアーカイブし、最後のアクティビティなどのさまざまな基準に基づいて識別できます。

Confluence Cloud でのページ アーカイブの詳細を確認する

ページ ツリーで古くなったページを整理する

ページ ツリーの整理は、現在のページと置き換えられたページを区別したいプロジェクト スペースには非常に有効です。あなたのスペースがすでにきちんと整理されている場合に特に便利です。 

これを行うには、スペースにおける "ページの追加" 権限が必要です。

ページ ツリーで廃止されたページの領域を作成するには、次の手順を実行してください。

1. 新しいページを作成し、「廃止されたページ」や「古いページ」などのわかりやすい名前を付けます
2. 不要なページをすべて、このページの子になるように移動してください。次のいずれかを実行します。
   1. [スペース ツール] > [ページの順序変更] の順に選択します。その後、ページを新しい場所にドラッグできます。
   2. 不要なページに移動し、[その他のオプション]、[移動] の順に選択して、[新しい親ページ] フィールドで新しいページを指定します。 

単一ページ、またはページ ツリー全体 (親ページとそのすべての子ページ) を移動できます。 

ページの移動の詳細をご確認ください。

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再編成するか、最初からやり直す

スペースに関する問題の多くは、コンテンツ作成のアプローチが間違っているか、定期的にクリーンアップを実施していないことに起因します。大きくてデータ量の多いスペースについては、分割するか、新しいスペースに移動するのが望ましい場合があります。

大きなスペースを小さなスペースに分割する

大きなスペースを確認し、それらを小さなスペースに分割できるかどうかをチェックします。スペース ツリーを確認すると、メインの親ページにいくつかの一般的なパターンやカテゴリが見つかる場合があります。たとえば、特定のプロジェクト、チーム、またはその他のテーマに焦点を当てたセクションなどです。

このコンテンツを別のスペースに移動すると、チームが集中しやすくなり、混乱が減り、今後の保守がずっと簡単になります。 

新しいチームまたはプロジェクト用の新しいスペースを作成する

チームごとに新しいチーム スペースを作成し、ドキュメント、ミーティング議事録、プロジェクトを整理できます。「チーム」の意味は会社によって異なりますが、同じ目標に向かって取り組む人々の集まりと考えてください。スペースがチームに焦点を合わせていると、そのスペースのすべてのページが関係者全員に関連していることがわかり、混乱を軽減できます。

各チームは、それぞれの計画、プロジェクト、ミーティング議事録、プロセスをより簡単に整理できます。また、保守も簡単になります。

また、複数のチーム間のコラボレーションを必要とする大きなプロジェクトがある場合、その作業用に新しいスペースを作成することを検討してください。これにより、そのスペースを当該プロジェクトだけに集中させ、すべてを 1 か所にまとめることができます。

Confluence ガーデナーを割り当てる

Confluence ガーデナーとは、ページ ツリー (またはその一部) が適切に整理されていて最新の状態にあることを定期的に確認するチーム メンバーのことです。ガーデナーを指名して、毎月時間を取って担当セクションのページを確認し、削除、クリーンアップ、または別の場所 (アーカイブ スペースなど) への移動が必要なものがないかどうかを判断してもらうことをお勧めします。

不要なスペースをバックアップしてから削除する  

全員がアクセスできる必要のない古いコンテンツがある場合は、スペースを XML にエクスポートし、長期バックアップとして保存することもできます。ユーザーによるパーソナル スペースの作成を許可することは、誰かが組織を離れ、そのパーソナル スペースが不要になったときのための適切な対応である可能性があります。 

これを行うには、"スペース管理者" 権限と "スペースのエクスポート" 権限が必要です。

スペースをバックアップおよび削除するには、次の手順を実行します。

1. スペースに移動して、サイドバーの下部から [スペース ツール] > [コンテンツ ツール] を選択します。
2. [エクスポート] タブを選択し、プロンプトに従ってスペースを XML に書き出します。 
3. スペースをテスト インスタンスにインポートして、スペースが正常にエクスポートされたことを確認します。これは、破損したバックアップに関わる問題を回避するために重要です。 
4. スペースに移動して、サイドバーの下部から、スペース ツール > 概要を選択します。

5. [スペースの削除] タブを選択し、プロンプトに従ってスペースを永久的に削除します。

エンド ユーザーにアクセスを許可する必要がある場合は、スペースを PDF と XML にエクスポートする方法があります。PDF は簡単に検索でき、ファイル共有を通じてユーザーが使用できるようになります。一方、XML は長期バックアップ用に保存でき、スペースを元に戻す必要がある場合は Confluence に再度インポートできます。ただし、HTML エクスポートにはスタイルが含まれないため、スペースを HTML にエクスポートすることも可能です、ただし、これは機能的ですが、あまり魅力的ではありません。 

スペースを書き出す方法を学びましょう

スペースを削除する方法を学びましょう

Marketplace アプリを使用する

Atlassian Marketplace には、Wiki ガーデニング、アーカイブ、およびワームフロー アプリがいくつかあります。ページごとのアーカイブや、指定された時間内に更新されていないページを特定するためのツールなど、さまざまな機能があります。 

サイトのクリーンアップに役立つさまざまなアプリがあります。以下に例を示します。 

• Better Content Archiving for Confluence
  このアプリは、Confluence ページのライフサイクルを対象にしています。分析、有効期限、レビュー ワークフロー、保存スペース、アーカイブ スペースを提供します。これは非常に人気があり、評価の高いアプリです。 
• Confluence Command Line Interface (CLI)
  ほとんどの方はすでに Bob Swift のコマンド ライン インターフェイスを使用されています。また、クリーンアップする必要があるコンテンツの種類を特定するためにも使用できます。このアプリは、クリーンアップ タスクを完了し、自動化するための柔軟性を提供します。 
• ScriptRunner for Confluence
  このアプリによって、Confluence に対するスクリプトを作成と実行が可能になります。スクリプトの例としては、添付ファイル一括削除などの一括自動化、サイズの大きい添付ファイルのアーカイブや削除などのタスクの自動化などが挙げられます。
• Scroll HTML Exporter for Confluence
  このアプリによって、Confluence スペースの静的 HTML エクスポートを作成し、きれいに整えることができます。これは、ファイル システムやその他の場所への長期的なアーカイブに最適です。 

新しいアプリが常に開発されているので、Atlassian Marketplace で新しいアプリを確認してください。 

Atlassian Marketplace で Confluence アプリを探す

データベース内およびディスク上のデータを減らす

データベースやディスクに保存されるデータを減らす方法はいくつかあります。これは、ストレージ コストだけでなく、バックアップやアップグレードに必要な時間の短縮にも有効です。 

ページや添付ファイルの以前のバージョンを自動で削除する

Confluence Data Center 7.16 以降で利用可能です。

Confluence ではページが編集されたりファイルが再アップロードされたりすると、必要に応じてロール バックできるように以前のバージョンが保持されます。しかし、時間が経つにつれてその保持量が増えていく可能性があります。人気のあるページや長期間存在するページに何百もの履歴バージョンがあるのは、珍しいことではありません。 

ガバナンスやコンプライアンス上の理由などから古い履歴バージョンは保持不要な場合は、特定の条件に基づいて履歴バージョンを自動で削除するように Confluence を設定できます。 

1. [管理] メニュー から [一般設定] > [保持期間ルール] に移動します。
2. 異なるルールを必要とするスペースには適用除外を追加します。たとえば、人事または財務の各スペースではすべてのバージョンを必ず保持することをお勧めします。 
3. ページと添付ファイルに対するグローバル ルールを設定します。  

約 10 分ごとに、Confluence は履歴バージョンが基準を満たすかを少しずつ確認して削除します。つまり、サイトはバックグラウンドで常にクリーン アップされるため、履歴データが大きくなりすぎることはありません。 

保持期間ルールの詳細

同期データを削除する

Confluence Data Center と Server 7.0 以降で利用可能です。

共同編集が有効になっている場合、エディターで行われた変更の同期に Synchrony が使用されます。これにより、複数のユーザーがお互いの変更をリアルタイムに確認できます。各ページとブログ投稿には独自の Synchrony 変更ログがあり、そのページまたはブログ投稿に対するすべての編集のグラフが含まれます。ビジーな Confluence サイトでは、Synchrony の変更ログを格納するデータベース テーブルが急速に増大することがあります。

7.0 以降の Confluence は、不要になった Synchrony 変更ログをプロアクティブにクリーンアップします。Synchrony データをさらに積極的に削除したい場合は、スケジュールされた Synchrony ハード エビクション ジョブを実行できます。 

同期データを削除する方法の詳細  

スペース内の大きな添付ファイルを特定する

画像、文書、ビデオ、オーディオなどのファイルは、Confluence ページに簡単に添付できます。これらのファイルは添付された後に置き換えられたり、使用されなかったりすることがあります。これらのファイルを自動的にクリーンアップする方法はありませんが、サイズ順に並べ替えられたファイルのリストを表示して、大きなファイルを特定できます。 

スペース内の添付ファイルを表示するには、次の手順を実行します。

1. スペースに移動して、サイドバーの下部から [スペース ツール] > [コンテンツ ツール] を選択します。
2. [添付ファイル] タブを選択します。
3. [サイズ] 列見出しを選択して、リストをファイル サイズで並べ替えます。
4. 非常に大きな添付ファイルを含むページに移動し、その添付ファイルが使用されているかどうかを確認します。 

ファイルがアップロードされているが、ページ上に表示またはリンクされていないかどうかを確認する簡単な方法はありません。そのため、ページの作成者または最近の編集した人に連絡して、非常に大きなファイルが必要かどうかを判断することをお勧めします。 

[スペース添付ファイル] リストには、表示権限のあるページ上のファイルのみが表示されます。

ファイルの管理の詳細

ごみ箱を空にする

ごみ箱にあるページ、ブログ投稿、ファイルは、データベースとディスク上で驚くほど大きなスペースを占有します。定期的にごみ箱を空にするのは良い習慣です。 

これを行うには、"スペース管理者" 権限が必要です。

スペース内のごみ箱を空にするには、次の手順を実行します。

1. スペースに移動して、サイドバーの下部から [スペース ツール] > [コンテンツ ツール] を選択します。
2. [ごみ箱] タブを選択します。
3. [Purge all (すべて削除)] を選択します。

また、不要になったページとファイルを選択して完全削除することもできます。ページ、ブログ投稿、ファイルはごみ箱から完全削除されると、復元できません。 

ページの削除の詳細をご確認ください。

ごみ箱の中身を自動で削除する

Confluence Data Center と Server 7.16 以降で利用可能です。 

ガバナンスまたはコンプライアンス上の理由から、削除済みアイテムはごみ箱に保持不要な場合は、Confluence を設定してアイテムが削除された日付に基づいてごみ箱の中身を自動で削除できます。 

1. [管理] メニュー から [一般設定] > [保持期間ルール] に移動します。
2. 異なるルールを必要とするスペースには適用除外を追加します。たとえば、財務スペースのごみ箱は絶対に自動削除しないことをお勧めします。 
3. 他のすべてのスペースを対象にした、ごみ箱のグローバル ルールを設定します。  

約 10 分ごとに、Confluence はごみ箱にあるアイテムが基準を満たすかを少しずつ確認して削除します。つまり、サイトはバックグラウンドで常にクリーンアップされるため、ごみ箱が溢れ返るようなことにはなりません。 

保持期間ルールの詳細