ブループリントスタイルのレポートを作成する

テンプレートとマクロを組み合わせると、顧客のインタビューや製品要件から IT サービスカタログまで、あらゆるものを管理するさまざまな種類のレポートを作成できます。 

この例では、マルチチーム ステータス レポートを作成します。シナリオの例:


Blue Sky Project に取り組んでいる、設計、開発、QA チームは、各チームの重点的な取り組み分野、窓口担当者、リスク、全体的なステータスについての簡単なステータス更新ページを毎週作成する必要があります。彼らは製品要件テンプレートの手法が気に入っていて、チームのステータス更新を似た方法でで管理したいと考えています。

各担当者がこのレポートに望むものは何でしょうか。

  • プロジェクト リーダー - 各チームのステータスのみが表示された、一目で分かるレポートを求めています。
  • チームリーダー - 自分のチームだけを対象とした、重点分野とリスクを内容とするサマリレポートを求めています。
  • すべてのチームメンバー – 毎週新しいページを作成しやすいレポートにしたいと考えています。
  • 経営陣 -チームごとに別々のページを見るのではなく、 1 週間のすべての詳細を 1 ページにまとめて見たいと考えています。


これらの各条件を満たすため、次のものを作成します。

  1. レポートに記載する各チームのセクション別ページ プロパティ マクロを含むステータス更新テンプレート
  2. すべてのチームのステータスのみを表示する高レベルのステータス レポート
  3. 各チームのサマリ レポート
  4. 最初のステータス更新ページ


このチュートリアルには、スペース管理者権限が必要なステップがあります。 

パート 1 :ステータス更新テンプレートの作成

まず、説明テキストを使用してページ テンプレートを作成し、ページ プロパティ マクロを追加します。  

  1. サイドバーでスペース名をクリックし、歯車アイコン () を選択して、[コンテンツ ツール] タブを開きます。
  2. テンプレート > 新しいテンプレートの作成 を選択します。
  3. テンプレートに名前を付けます。ここでは、チーム メンバーが見つけやすいよう、「ステータスの更新」します。
  4. 以下のスクリーンショットのように、エグゼクティブ サマリーおよおび各チームにいくつかの見出しを追加します。 
  5. チーム メンバーが入力する際に役立つよう、全体サマリーの下に説明テキストを追加します。ツールバーから、 > [説明テキスト] を選択します。以下のスクリーンショットの内容をコピーするか、独自の説明を追加します。 
  6. ページ上部のラベル アイコン を選択して、ラベル "status-update" を追加します。


    スクリーン ショット: ステータス更新テンプレートにチームを追加する 


  7. これから、設計チームのステータスを記録するページ プロパティ マクロを追加します。挿入 > その他のマクロ > ページ プロパティを選択します。

  8. マクロ本文で、左側に見出し列を持つ、2 列の表を作成します。これを行うには、Shift キーを押しながら表を挿入し、表に見出し行が設定されないようにする必要があります。次に、左側の列を選択して見出し列を選択します
  9. 見出し列で、見出し「デザイン フォーカス」、「デザイン ステータス」、「デザイン連絡先」および「デザインのリスク」を追加します。右側の列では、セルを空白のままにするか、ユーザーに指示する説明的なテキストを入力します。[デザイン ステータス] フィールドで、ステータス マクロを追加してプロジェクトのステータスを視覚的に伝えます。 
  10. ページ プロパティ マクロを編集して、このマクロのページ プロパティ ID  を入力します。この例では、「status-update-design」を使用します。これによって、後で設計チームのステータスだけをレポートできるようになります。
    この作業を開発チームと QA チームについて繰り返し、各マクロに異なる ID を指定することを忘れないようにします。ここでは、「status-update-dev」と「status-update-qa」を使用します。
  11. 他のコンテンツをテンプレートに追加して、保存します。保存した後、テンプレートに説明を入力できます。この説明が、作成ダイアログのtemplate目見の下に表示されます。



    スクリーン ショット: ステータス更新テンプレート

パート 2 :各チームの高レベル ステータスを表示するレポートの作成

次に、ブループリントの多くで見かけるようなインデックスページを作成します。

  1. スペースに新しい空白ページを作成します。これは「ステータスレポート ー 全チーム」ページになり、各チームの状態だけを示します。
  2. 挿入 > 他のマクロ > ページ プロパティ レポート を選択して、ページ プロパティ レポート マクロをページに追加します
  3. ラベル フィールドに、「status-update」(テンプレートに追加したものと同じラベル) と入力します。 
  4. オプション をクリックし、表示する列 フィールドで、表示したい列見出しを入力します。例では、デザイン ステータス開発状況、および QA ステータス の値のみを表示します。他のフィールドを空欄のまま残します。

  5. [保存] を選択してページにマクロを追加します。


    スクリーンショット: "ステータス レポート- すべてのチーム" のページ プロパティ レポート マクロ


  6. ここで、ページにボタンを追加して、チームリーダーが先ほど作成したテンプレートから新しいステータス更新ページを簡単に作成できるようにします。挿入 > 他のマクロ > テンプレートから作成を選択します。
  7. ボタンに表示するテキストを入力します (この例では、ボタンを「新しいステータス更新ページ」と呼びます)。
  8. テンプレート名 ドロップダウンからテンプレートを選択します (この例では、このテンプレートを「ステータス更新」と呼びます)
  9. 作成するページのタイトルをすべて指定します (これはタイトルに一貫性を持たせる優れた方法です。この例では、ページは「@currentDateに終了する週のステータス更新」と名前がつけられ、会議議事録のブループリントのように、ページが作成された時に現在の日付を追加します)。
  10. 挿入を選択します。
  11. 他のコンテンツやリンク、画像をページに追加し、公開 します。
  12. ショートカットの追加アイコンを使用して、スペース サイドバーのページにリンクを追加します。 

パート 3 :各チームの個別レポート作成

次に、各チームのより詳細なサマリを表示するインデックスページを作成します。まずは設計チームから始めます。

  1. 新しい空白のページを作成します - これは「設計ステータス レポート」インデックス ページで、そのチームの情報のみ表示します。
  2. 挿入 > 他のマクロ > ページ プロパティ レポート を選択して、ページ プロパティ レポート マクロをページに追加します
  3. ラベルに入力します (ページ ラベルは今回も「status-update」で、以前テンプレートに追加したラベルです)。
  4. 表示オプションを開いて、テンプレートのページ プロパティ マクロで指定した ページ プロパティ ID  を入力します。(この例では、「status-update-design」) これによって、そのマクロの情報だけをレポートできます。
  5. 他のすべてのフィールドを空白のままにします(このページ プロパティ マクロからすべての列を表示するためです)
  6. [保存] を選択してページにマクロを追加します。


    スクリーンショット: "設計ステータス レポート" インデックス ページのページ プロパティ レポート マクロ

  7. 他のコンテンツやリンク、画像をページに追加し、公開 する
  8. [スペース設定] > [サイドバー設定] > [リンクの追加] を選択して、ページへのショートカットをサイドバーに追加します。
  9. 他のコンテンツやリンク、画像をページに追加し、公開 する
  10. ショートカットの追加アイコンを使用して、スペース サイドバーのページにリンクを追加します。 
  11. 新しいページを作成し、同じ作業をチームごとに繰り返すか、ページをコピーしてから情報を編集します。それぞれに異なるページ プロパティ ID を指定することを忘れないようにします (この例では、「status-report-dev」と「status-report-qa」です)。 

設計、開発、QA チームが独自のスペースを持っている場合、このサマリレポートはチームのスペースでも作成できます。スペース内 フィールドで、ステータス更新ページが作成されるスペースを必ず指定して、マクロがレポートするページを見つけられるようにしてください。

パート 4: 最初のステータス更新ページの作成

これで完了です。サイドバーでをクリックしてから、[ステータスの更新] を選択するか、[新しいステータス更新の作成] ボタンを使用して、最初のステータス更新ページを作成します。まるでブループリントのようですが、100% 手作りです。

完成したページはこのように表示されます。


スクリーンショット:チームリーダーと管理チームはさらに週1回のステータス更新用のページを持っています


スクリーンショット: プロジェクトリーダーは、毎週、全チーム ステータス レポートで各チームのステータスを一目で把握できます。


スクリーンショット: 各チームは、そのチームのステータスレポートでチームの重点取り組みとリスク、ステータスを一目で確認できます。 


これらの概念は、ステータスの更新だけに適用されるものではないことを覚えておいてください - こうした考えはどんな用途にも使用できます。


最終更新日 2018 年 8 月 31 日

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