Confluence をイントラネットとして利用する

イントラネットは組織のハブです。イントラネットのプラットフォームを選択する場合、非技術者のユーザーにとって十分に簡単なシステムで、情報とコンテンツが容易に共有でき、アクセスが組織内のメンバーに制限されるように留意する必要があります。 

Confluence は、情報を保護しながら同僚と共有したり、コラボレーションすることができる、すぐに使用可能な多くの優れた機能を備えています。手順書、仕様書、および重要なファイルなどの共有、企業の行事や会合の計画、チーム間の共同作業などが可能です。Confluence は、作業を完了するために共有し、発見し、コラボレーションする 1 つの場所なのです。

コミュニティの作成

Confluence サイトでは、ユーザーを素早く、簡単に追加できます。ピープルは自分自身をサイトのユーザーとして追加できます。 招待リンクをピープルに送信してサインアップを勧めることができます。手動で新しいユーザーを追加できます。あるいは、認証やユーザーとグループの管理のために LDAP ディレクトリのような 既存のディレクトリを使用することもできます。

どのような方法を選択しても、Confluence ユーザーのコミュニティを簡単に作成して、イントラネットにアクセスできるようにすることが可能です。また、既製のユーザー ディレクトリも持つことになるでしょう。

企業ブランドとの一致

貴社のロゴをアップロードすると、Confluence の自動ルックアンドフィールにより、Confluence はロゴに適合する配色に変更されます。これは、同僚のイントラネットへの親近感を増し、採用にも役立ちます

あらゆる用途があり、あらゆるものを含むスペース

Confluence スペース は、 本質的には、関連するコンテンツを持つ一群のページとブログ投稿を入れておくコンテナです。

Confluence から開始する場合、あらゆるものをまとめる最も簡単な方法は、組織内に各チームまたは部門のスペースを作成することです。各チームのスペースは、ページ、ブログ投稿、ミーティング議事録、ファイルなどを作成して共有するための場所となり、チームメンバーが必要な情報を得るために訪れる場所となります。

ヘッダーから、スペース > スペースの作成を選択するとスペース ブループリントのリストが表示され、初めて使用する場合に役立ちます。 

各スペースには独自の配色を設定できます。また、スペースにはカスタマイズ可能なホームページがあり、たとえば、チームの目標を表示して追跡したり、チームメンバーのリストを表示したりするなど、目的に合わせて編集できます。組み込みの 'チームスペース' テンプレートを使用すると、チームのすべてのメンバーを自動的にホームページに追加でき、メンバーどうしの交流に役立ちます。

各スペースで権限の設定が可能なため、特定のユーザーまたはグループにのみ閲覧が限定される機密情報がある場合、Confluence を使用すれば容易に保護できます。

スペースの作成はチームに限定されているわけではありません。プロジェクト（規模の大小を問いません）やイベントなど、どのようなものでも、共通の見出しまたは権限構造の下で情報を収集したい場合にはスペースを作成できます。

Confluence の使用例を同僚に示すためにいくつかのスペースを設定し、ページやブログ投稿を作成したら、同僚を招待してページやブログを作成するように促します。

個人用スペースの追加

各 Confluence ユーザーは、自分自身の個人用スペースも作成できます。個人用スペースは、自分自身の作業や、最もよく利用するコンテンツへのショートカットを保存したり、自分自身のブログを作成して組織の他の人々 (または特定の人々) とアイデアや意見を共有する場所として使用できます。

ページ、ミーティング議事録などの作成

Confluence では、ミーティング議事録、プロジェクト計画、稟議書など、あらゆる用途のためにページを作成できます。ページは編集可能なので、ページの作成後に他の人も参加してページを最新の状態に保つことができます。Confluence ヘッダーから作成を選択し、空白のページを選択するか、テンプレートを使用して作成を開始します。

専門家のスキルやトレーニングを受けなくても、ページへの入力、レイアウトの変更、画像やリンクの追加などなんでもできます。また、ファイルを添付して、チーム内のメンバーがモックアップや要件など、プロジェクトにとって不可欠なアセットにアクセスできるようにすることも可能です。ページにいいね！をマークして、コメントを付け、コンテンツについて会話を始めるのもいいでしょう。

Confluence には、便利な一連の ページ ブループリントも組み込まれています。これは、ページのコンテンツとフォーマット設定に役立ちます。次の２つのブループリント、ミーティング議事録と稟議書ブループリントは、何が、なぜ起きたかについて、他の人々が精通しておく必要がある場合に非常に役立つことがあります。

全員に返信の代わりにブログを利用

Confluence で作成する各スペースには、独自のブログがあり、チームでのニュースやイベントの共有、重要なプロジェクトや開発についての議論、チームの功労者の表彰などを行うことができます。ブログは企業文化を醸成し、組織全体の達成を祝うための優れた方法です。

ブログをウォッチして、新しい投稿があったときに更新情報を得られるようにしておくことができます。ブログ投稿は日付別に自動的にまとめられ、年および月別に分類されるので、検索も容易です。

問題の事柄の共有

適切な人が確実にページまたはブログ投稿を見る必要がある場合、Confluence には、確実に注目を引くことができる様々な方法が 用意されています。@ 記号と Confluence ユーザーの名前を入力し、 ページ、ブログ投稿、またはコメントで メンション します。メンションされたユーザーは、そのページ、投稿、またはコメントへのリンクが含まれたメール通知を受け取ります。メンション します。メンションされたユーザーは、そのページ、投稿、またはコメントへのリンクが含まれたメール通知を受け取ります。

各ページの右上には、 共有ボタンもあります。ユーザーまたはグループの名前またはメールアドレスを入力し、共有しているコンテンツへのリンクを含んだショートメッセージを送信します。

ウォッチと学習

重要な更新を見逃さないようにします。スペース、ページ、およびブログのウォッチは、自分自身のチームや、知っておく必要のある他のチームまたは人に関して、最新情報を常に把握しておくための優れた方法です。何かをウォッチしている場合、変更があったり、コメントが追加されたりすると、メールで更新情報を受け取ります。

Confluence ダッシュボードには、最近のアクティビティ フィードもあります。これによって、企業全体またはあなたのネットワークでトレンドになっているものをチームで見ることができます。