メールでリクエストを受け取る
始める前に
- Jira 管理者またはプロジェクトの管理権限を持っていることを確認してください。
- パブリック サインアップを有効にするか、サービスデスク プロジェクトに顧客を追加して、新規顧客のリクエストを受信できるようにします。
- 要約および説明フィールドが必須の可視フィールドとして含まれる適切なリクエスト タイプを設定します。その他のフィールドはオプションでなければなりません。
- メール クライアントからのメールのうち、どのメールが処理されるかを確認します。
顧客リクエストおよびコメントはJira メールとは異なるように処理されます。Jira メール ハンドラで作成された課題は、サービスデスク顧客リクエストとして表示されません。これは、サービスデスク プロジェクトについては、Jira メール ハンドラの使用を推奨していないためです。
メール アカウントの追加
サービスデスク プロジェクトを開き、プロジェクト設定 > メール リクエスト に移動します。メールアドレスの追加 を選択します。とても簡単です。メールサービス プロバイダーを選択して、必要な詳細事項を入力し、次へ を選択します。
Gmail または Yahoo! アカウントが2段階認証を使用する場合、アプリケーション固有のパスワードを設定する必要があります。
リクエスト タイプの選択
顧客がサービスデスクにメールを送信すると、対応するリクエストが次の2つのフィールドにより作成されます。
- サマリ (メールの件名から)
- 説明 (メール本文から)
メール チャンネルを使用するには、要約と説明フィールドを持つ少なくとも一つのリクエスト タイプがプロジェクト内にある必要があります - これらのリクエスト タイプを電子メールに適したタイプとします。適切なサービスデスクのリクエスト タイプとメール リクエストを関連付けると、メールが正常にサービスデスク キューにフィルタリングされることが保証されます。 この例では、1つの適したリクエスト タイプGet help」があります。
メール チャンネルに適したリクエストタイプを選択し、完了を選択します。
リンクされたメール アカウントの確認
Once you have chosen a suitable request type, Jira Service Desk sends a test email and creates a corresponding test request in your service desk project. Head on over to the Queues tab to find the new request:
New messages sent to your linked email account appear as service desk requests in your project. For more information about which emails are processed by Jira Service Desk, expand the option that applies to you:
POPを使用しているメール
IMAPを使用しているメール
メールでの顧客対応の準備
顧客とメール アドレスを共有する前に、サービスデスクに対する顧客権限をダブル チェックします。
- だれでもサービス デスクにメールを送信できる場合は OK です。サービス デスクにメールを送信するユーザーが自動的に顧客となります。メールによるリクエスト ページでは、サービス デスク リクエストと関連付けられたメールの「To」または「CC」フィールドのいずれかに続いて追加されたメール アドレスの処理をさらに制御できます。
- 顧客を手動でプロジェクトに追加する必要がある場合、チームが顧客のために新しい顧客アカウントを作成していることを確認します。顧客ではないユーザーがサービスデスクにメールを送信すると、リクエストは処理されません。
E メール転送ページで、サービス デスクの顧客として現在登録されていないアドレスからのメールを、関連付けられたリクエストへコメントとして追加することを許可するかどうかを選択することもできます。リクエストに関し、カスタマーが外部のユーザーへメールを送信し、外部のユーザーがリクエストに関する情報を使用して応答する場合に便利です。情報は、コメントとしてリクエストに記録されます。サービス デスクはプライバシーを保護するため、リクエストに関して外部ユーザーへ通知を送信しません。
メール チャンネルについてのメモ
お客様とやり取りするメール アドレスが複数ある場合、サービス デスク プロジェクトにリンクされているメール アドレスでリクエストを受信するために転送ルールまたは別名を設定できる場合があります。それには、メール クライアントで転送ルールまたは別名を設定する必要があります。それには、メール クライアントで転送ルールまたは別名を設定する必要があります。
- あなたはJira管理者の場合、メール チャンネルの管理で、グローバルメール設定について詳しく知ることができます。
- あなたは電子メールのセットアッププロセス中に何らかの問題が発生した場合は、こちらでいくつかの一般的なエラーと解決方法をチェックしてください。