JIRA Core を 人事 (HR) プロジェクトで利用する

JIRA Core を 人事 (HR) のタスクで利用することを考えていますか? 応募のプロセスで利用することを考えていますか? または、新しいスタッフの受け入れのフローを設定することにより、オンボーディングを成功させたいですか? ショートカットのための設定の調整や製品の都合ではなく、あなたの仕事のしかたに合わせてどうカスタマイズするかをここに示して最初のスタートをお手伝いします。ここでは、いくつかのシナリオをリストアップします。プロジェクトを成功させるために、行ったほうがいいことをいくつか提案します。

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オンボーディング(新人受け入れ)について見てみましょう。

ユースケース オンボーディング - 初日、最初の週の新入社員の受け入れを行います。
何のビジネスプロジェクト
で開始するべきですか? 

タスク管理 - タスクとサブタスクの課題タイプを伴う、作業前 (To do)、完了 (Done) といった簡易なワークフローを提供します。

どのように行うのですか。
  1. 社員に対し、新しいタスクを作成します。
  2. 個別作業が必要となるサブタスクをすべて作成します。あなたは、机と椅子が利用可能であることを確認したり、ラップトップ PC を配布し、または建物のアクセスカードが付与されていることを確認する必要があるかもしれません。 
  3. 関連するタスクの遂行をする責任者に各サブタスクを割り当てます。彼らがタスクを完了した際、サブタスクを完了させることができます。
  4. サブタスクが完了したら、親タスクを完了できます。新しい社員に対する準備は完了しました。
どのように表示されますか?
もっと簡単にすることはできますか? 「ちょっとまって、新人の受け入れの度にサブタスクの作成はしたくない!」と思うかもしれませんが、その必要はありません。すべての関連するサブタスクをまとめたタスクを 1 つ設定し、オンボーディングという名前を付けます。新しい社員を受け入れるとき、そのタスクを検索し、JIRA Core の複製 (クローン) 機能を利用して、すべての関連するサブタスクを含む新しいタスクを作成することができます。タスクをリネームすることによって、タスクがどの新入社員のものなのかを判別することができるでしょう。タスクの複製をしたときに JIRA Core によって関連するメンバーがタスクに自動的にアサインされるように、サブタスクを担当者にアサインできまです。
他のカスタマイゼーション オンボーディング(新人受け入れ)は広範囲なものであり、新人に物を細々と配備するだけではなく、受け入れの最初の週にチームとランチをしたり、就業規則のトレーニングをしたり、オフィスツアーをしたりといったことを確実に行いたいかもしれません。ニーズに合わせてプロジェクトのワークフローをカスタマイズすることができ、親タスクを各ステップのそれぞれの責任者に割り当てます。タスクで利用可能なフィールドをカスタマイズするかを決めることができ、途中で必要な情報(トレーニングのスコア、提供された機器の資産管理番号等)を確実に記録を行います。オンボーディングを実現するように JIRA Core を設定します。複雑にも簡易にも設定可能です。

JIRA Core の使い方のコツがつかめましたか?他の人事の例をみてみましょう。求人の応募を追跡するために、プロジェクトをどのように設定できるかを見てみましょう。

ユースケース 応募者のトラッキング - 受付可能なロールを公募し、郵送、ウェブサイトやメールで応募の受付を開始します。
何のビジネスプロジェクト
で開始するべきですか? 

プロジェクト管理 - これは、オープン(To do)、進行中(In progress)、完了(Done)のワークフローを提供し、タスク・サブタスクの課題タイプを伴います。

どのように行うのですか。
  1. ロールに応募してきた各応募者用にタスクを作成します。
  2. 添付の履歴書、経歴書、書類を添付ファイルとしてタスクに追加します
  3. 採用プロセスによって、応募者が不採用の場合は直接「完了」に進めたり、あるいはさらに経歴の確認、面接、追加書類待ちなどが必要な場合は「進行中」に進めたりできます。
  4. 採用が決定した応募者は「完了」に移動させ、"採用" を示すコメントやラベルを追加できます。
どのように表示されますか?
もっと簡単にすることはできますか? はい、できます!JIRA Core をメールシステムと統合している場合、仕事への応募に関する受信メールから確実にタスクが自動的に作成されるようにしてください。メールに添付されたファイルはすべて、タスクの添付として追加されます。募集広告で氏名、応募するポジション名、メールの件名に参照情報を記載するよう求めているのを不思議に思ったことはありませんか?これはまさに、募集企業が応募メールを追跡してプロセスを踏めるようにするため、自動的に変換しているためです。JIRA Core を使用すれば同じシステムを実施できます!
他のカスタマイゼーション

1つの役職の候補者の選定を進めることは思った以上に大変です。役職や要件によって、インタビューやバックグラウンドのチェックが必要になるかもしれませんし、サインをしたり返却したりの書類作業を正しく行う必要があります。リストはもっと続きます。JIRA Core はこれに見合うようにワークフローをカスタマイズすることが可能で、それぞれの段階で相応しい人をアサインすることが可能です。

すべての求人応募に同じプロジェクトを使用したいが、しばらくするとオープンタスクが多くなり過ぎるのではないかと心配でしたか?各オープンロールに対し定義済みのラベルを割り当てることで課題を並べ替えることができます。これによりタスクの検索が簡単になり、雇用しようとしているロールに関するタスクを抜き出す際に便利です。また、プロジェクトにコンポーネントを追加し、タスクをグループ化することも可能です。コンポーネントを使用し、コンポーネント内の各タスクに、自動的に担当を割り当てることができます。

これらは、JIRA Coreが、プロセスを進める助けになり、可視化し管理しやすくする方法のほんのいくつかのアイデアです。 

最終更新日 2017 年 8 月 4 日

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