JIRA Core を経理プロジェクトで利用する

財務チームは JIRA Core を使用してプロセスと作業を管理できます。標準のプロジェクトテンプレートに少し手を加えれば、自分やチームのニーズに確実に合わせられます。インボイスの作成には簡易なワークフローを使用して、年度末の会計報告にはより複雑なプロセスフローを使用する、と言ったことが可能です。JIRA Core をすべての財務プロセスのニーズに適った "何でも屋" にしてください。

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簡易なインボイス ワークフローを見てみましょう。

ユースケース インボイスのトラッキング - いつインボイスを作成し、いつ追跡するか確認します。
何のビジネスプロジェクト
で開始するべきですか? 

プロジェクト管理 - これは、オープン(To do)、進行中(In progress)、完了(Done)のワークフローを提供し、タスク・サブタスクの課題タイプを伴います。

どのように行うのですか。
  1. 作成する必要のある各インボイスに対しタスクを作成します。
  2. インボイスを作成し送付すると、タスクが「進行中」に変わります。タスクのコメントに、記録が必要な詳細を追加できます。
  3. インボイスへの支払い期日や追跡する日にちを設定できます。
  4. インボイスへ全額の支払いが完了したら、タスクを「完了」に移動させることができます。
どのように表示されますか?
もっと簡単にすることはできますか? インボイス番号など、特定の情報を各インボイスにつき確実に記録する必要がある場合は、課題タイプに「インボイス番号」と名付けたフィールドを追加します。フィールドに記載があれば、そのフィールドから検索できるため、簡単にインボイス番号に関連する課題を見つけることができます。記録が必要な添付ファイルやEメールなども課題に追加できます。添付ファイルやEメールは、必要であればコメントを付けることも可能です。インボイスの管理者がいる場合、その人をプロジェクトリーダーにし、課題が作成されたら確実にリーダーへ知らせが届くよう設定できます。
他のカスタマイゼーション 課題タイプにフィールドを追加し、インボイス番号を記載して記録するための具体的なフィールドに設定できることに加え、さらに一歩進んで、タスクを「作業前」から「進行中」に移動させるには、そのフィールドを必須項目に設定することもできます。つまり、有効なインボイス番号が発行されていない限り、タスクを「進行中」に移動させることができません。支払いが行われたか記録する場合も、同様のことを行えます。例えば、タスクを「完了」としてクローズするには、会社口座への支払いのコピーの添付を必須に設定することも可能です。

では、もう少し複雑な内容はどうでしょう?今のワークフローは「品物を注文 > 品物を受領」のような簡易なものですか?であれば、タスクが「進行前」または「完了」のどちらかであるタスク管理の簡易なワークフローで十分でしょう。ですが、「品物をリクエスト > ビジネスケースの作成 > ビジネスをレビューに送付 > 承認済み > 発注書の作成」のような、さらに複雑なプロセスだとしたらどうでしょう?JIRA Core のプロセス管理プロジェクトには手始めの初期フローが備わっているため、まずはこれを使用し、プロセスが成熟してきたら、ニーズに合わせて独自のワークフローを成熟させることができます。

ユースケース 購入 - 承認を得るために投資対効果検討書を作成し、提出します
何のビジネスプロジェクト
で開始するべきですか? 

プロセス管理 - これは、オープン (Open) > 進行中 (In Progress) > レビュー中(Under Review) > 承認済(Approved) > 完了(Done) のワークフローを提供し、タスクとサブタスクの課題タイプを伴います。

どのように行うのですか。
  1. 投資対効果検討書で承認を得るためにそれぞれに新しいタスクを作成します。
  2. タスクには関連する詳細な情報、ドキュメントやスプレッドシード、投資対効果検討書を補足する情報を追加します。 
  3. タスクを「レビュー中」に移動させ承認者(マネージャーまたは購買部のメンバーなど)に割り当てる
  4. 承認後、最終的な段階は、購入要リクエストをあげるか、または購入を完了させるために他のシステムにデータを移すということになります。いずれにしても、課題は完了し、終了します!
どのように表示されますか?
もっと簡単にすることはできますか? はい!JIRA Core の多くの機能、とりわけコメントや他メンバーのメンション(協業を活用する)を利用することができ、投資対効果検討書を完了させるのに必要な情報を確実に集めることができます。ワークフローを通じて、適切な時に関連する人々にタスクをアサインすることで、必ず彼らのやるべきリストにそれが追加され、通知が送られ、さらに準備が完了していることをメールで受け取ることになります。
他のカスタマイゼーション ワークフローを変更したいと思うかもしれません。2人目の承認者を追加する必要があるかもしれません。タスクをワークフローを通じて、適切な人に自動的にアサインすることを検討したいかもしれません。対応する投資対効果検討書によって違う課題タイプを追加し、それぞれの課題タイプで別ワークフローを追加したいと思うかもしれません(もちろんステータスによって適切な担当者で!)JIRA Core でこれを実現することができます。

 

他に、財務に関して記録が必要なものがないか確認してください。JIRA Core の他のカスタマイズ可能なエリアに関する情報については、プロジェクトを管理するセクションを参照してください。

最終更新日 2017 年 8 月 4 日

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