Right to rectification in Hipchat Server

GRPR 第 16 条において、不正確な個人データの訂正権が保証されています。GDPR では、ユーザーの依頼に応じて個人データを訂正するための妥当な手順を実行することを要求しています。このような要求の例として、個人が自身の名前の変更を反映するために製品内での表示名の更新を要求する場合があります。製品内に保存されている個人データの変更について、個人の要求に対応するために必要となる妥当な対応の範囲は場合によって異なるため、弁護士に相談することをおすすめします。個人データの訂正義務があると判断された場合は、特定のアトラシアン製品でこれを実行するための以降の手順をご確認ください。  

製品に保存される個人データは、1) アカウントレベルの個人データと 2) フリーフォーム テキスト形式の個人データに区別されます。アカウントレベルの個人データとは、製品内に存在し、製品で各ユーザーを区別するためにのみ使用されるデータ フィールドです。アカウントレベルの個人データの例には、ユーザーの表示名、プロファイル画像またはアバター、メール アドレスが含まれます。これらのデータ要素は通常ユーザーのプロファイル内で確認でき、スペースやコンテンツ内でユーザーが @メンションやタグ付けされた場合にプロフィールを参照できるようにするため、製品全体で使用されます。アカウントレベルの個人データの要素を変更すると、関連するアカウントレベルのデータ要素が表示される箇所が製品全体にわたって自動的に変更されます。 

フリーフォームのテキスト形式で個人データを追加していた場合 (コンテンツのスペースへの入力やカスタム フィールドのラベル名など)、製品のグローバル検索機能を使ってこのような個人データを検出し、個別に削除する必要があります。    

Intro

Personal data for a specific user can be found in multiple components of the Hipchat service. We have compiled a checklist so that Hipchat administrators can make sure they can rectify or edit personal data for a specific user. Make sure you read every item and apply the recommended steps. 

バージョンの互換性

Hipchat Server 2.0 and later.

Workarounds for End-users

Correcting your Full Name, Mention Name, Job Title, Timezone

Some fields may not be editable if your Hipchat instance uses an external authentication system. In this case, contact your Hipchat administrator to correct the personal data in the external directory.

  1. Log in to your Hipchat Server instance.
  2. Click the Edit Profile button at the top right.
  3. Update any of the Full Name, Mention Name, Job Title or Timezone fields to the correct values.
  4. 保存をクリックします。

Correcting your Email Address

If your Hipchat instance uses external authentication, the change to the email address needs to be performed from the authentication provider. Contact your Hipchat administrator for assistance.

  1. Log in to your Hipchat Server instance.
  2. Click the Edit Profile button at the top right.
  3. Click Change Credentials in the left navigation.
  4. Enter the corrected email address in the Email field.
  5. 保存をクリックします。

Correcting or Removing your Avatar

  1. Log in to your Hipchat Server instance.
  2. Click the Edit Profile button at the top right.
  3. Your user photo appears on the right. Click Delete Photo to remove it, or click Change Photo to upload a correct replacement. 
    (If you never uploaded a photo a default image appears, and this cannot be removed.)

Workarounds for Hipchat Administrators

Correcting Full Name, Mention Name, Job Title, and Email Address for a user

Some fields may not be editable if your Hipchat instance uses external authentication. In this case, you will need to modify these in the authentication source (for example. LDAP or Active Directory).

  1. Log in to your Hipchat Server instance.
  2. Click the Group admin tab at the top.
  3. Click User management in the left navigation.
  4. Locate the user in the user roster. You may need to search or navigate through pages to find them.
  5. Click the username in the roster to view the user's profile page.
  6. Change the fields to correct values.
  7. [保存] をクリックします。

制限事項

  • Some chat messages and file attachments might contain personal data. After you identify such a message or file, you can follow the process in Hipchat Server Right to Erasure: Deleting Message or File Attachment.
  • The personal data in the Audit Log is not modifiable and can not be erased by anyone.  The purpose of the Audit Log is to make sure sure any changes to personal data are accounted for, and to assist in detecting malicious activities such as impersonation. The Audit Log is ONLY accessible to Hipchat Administrators.

その他の注意事項

お使いの製品バージョンに応じた制約がある可能性があります

上記に関連する GDPR 回避策は、本製品の最新バージョン用に最適化されていることにご注意ください。製品のレガシー バージョンを実行している場合、回避策の効果は限定的である可能性があります。この記事で案内されている回避策を最適化するには、最新の製品バージョンにアップグレードすることを検討してください。

サードパーティ製アドオンは、独自のデータベース テーブルまたはファイルシステム内に個人データを保存する可能性があります。

GDPR コンプライアンスへの取り組みに関する上記の記事は、アトラシアンのサーバーおよびデータセンター製品内に保存されている個人データのみを対象としています。サーバーまたはデータセンター環境にサードパーティ製アドオンをインストールしている場合、お客様のサーバーまたはデータセンター環境でアクセス、転送、または処理する可能性がある個人データと GDPR コンプライアンスへの取り組みについて、サードパーティのアドオン プロバイダにお問い合わせください。

サーバーまたはデータ センターのお客様の場合、アトラシアンはお客様が製品内で保存するように選択した個人データへのアクセス、保管、または処理は行いません。アトラシアンが処理する個人データの詳細については、プライバシー ポリシーを参照してください。

最終更新日: 2018 年 12 月 10 日

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