メールの通知を設定する
Jira では、重大なイベントが発生したときに、ユーザーにメール通知を送信できます。例えば、課題が作成または完了した時や、課題フィールドのいずれかが更新されたときに通知を受け取ることができます。
次のすべての手順を行うには、 Jira 管理者 グローバル権限 を持つユーザーとしてログインする必要があります。
通知を有効にする
通知フローを開始するには、SMTP メール サーバーをセットアップして、受け取りたい通知を選択する通知スキームを作成します。
メールの内容をカスタマイズしたり、通知の送信元のメール アドレスを設定したりすることもできます。
通知のバッチ処理
大量のメール通知が送信される可能性があります。初期設定では、課題の各更新は個別のメールで送信され、時間が経過すると大量のメールが溜まる可能性があります。これを避けるため、近い時期に発生したイベントをまとめて次のような 1 件のメールで受け取ることができます。
You will receive a separate email for every issue. An email like that groups events that occurred in this issue within the last 10 minutes, and contains the following updates:
- 任意の課題フィールドへの変更
- コメント
- 作業ログ
- 添付ファイル
- 新しい課題の作成情報
メールのバッチ処理は、短期間に多くのイベントが発生する場合 (一括更新を実行する場合など) や、チームメイトが複数の課題を作成してそれらにまとめて入力する場合に、便利です。
メンション
課題でメンションされた場合はユーザーによるリアクションが直ちに必要であると見なされ、通知は即座に送信されます。直近のすべてのメンションは 1 つにまとめられ、個別のメールとしてメールボックスに送られます。
カスタム フィールド
また、通常のフィールドと同様に、課題のカスタム フィールドへの変更についても通知されます。Jira の操作に慣れている場合、メールに追加のカスタム フィールドを表示することもできます。このようなカスタム フィールドは、メールの件名、ヘッダー、フッター、またはその他の場所に追加できます。詳細については、「カスタム フィールドをメールに追加する」を参照してください。
Jira Service Desk でのカスタマー通知
Jira Service Desk has an additional set of notifications, which we call customer notifications. These notifications are designed to keep the customers informed about progress on particular tickets without disclosing information about internal processes, and usually include responses to customers, customer-visible changes, approvals, or requests being shared with individuals or organizations.
These notifications won't be batched — every notification is sent in a separate email after an event occurs.
この機能に興味があります。有効化するにはどうすればよいですか?
メールのバッチ処理はデフォルトでは無効になっています。メール通知のバッチ処理を有効にするには、次の手順を実行します。
> [システム]> [メール通知のバッチ処理] (「gg」を押して検索することもできます)。- トグルをクリックしてこの機能を有効にします。この機能はすべてのユーザーに適用されます。
制限事項
- バッチ通知は異なる Velocity テンプレートに基づくため、メール テンプレートを変更してメールにいくつかのカスタム コンテンツを追加した場合、変更を再適用する必要があります。詳細については、「メール コンテンツのカスタマイズ」を参照してください。
プロジェクトのメールアドレスの設定
プロジェクトようにメールを設定できます。このメール アドレスは通知の送信元アドレス ("送信者アドレス") となります。このメール アドレスは返信用アドレスにもなります。
この設定は選択したプロジェクトに固有であり、他のプロジェクトの設定や、SMTP メール サーバーの初期設定の "送信者アドレス" に影響することはありません。
プロジェクトのメール アドレスを設定するには、次の手順を実行します。
- > [プロジェクト] を選択し、プロジェクトを選択します。
- [通知] セクションを見つけ、メール アドレスの横にある鉛筆アイコンをクリックします。
- 有効なメール アドレスを入力し、[更新] をクリックします。
これで、このプロジェクトの課題についての通知は、新しいメール アドレスから送信されるようになります。SMTP サーバーの既定のアドレスに戻したい場合は、同じ手順を繰り返し、メール アドレスは空白のまま残します。
メール受信者
Jira は、各イベント通知について、受信者が受信条件に該当する最初のメールのみを送信します。従って、1 つのイベント通知に対してユーザーが 2 つ以上の受信リスト (例: プロジェクト リードと現在の報告者など) に含まれている場合、ユーザーには条件を先に満たしたメール通知のみが送られます。Jira は、このユーザーが複数の受信リストに含まれていたことをログに記録します。
Jira では、重大なイベント (例: 課題の作成、課題の完了) が発生したときに、ユーザーにメール通知を送信できます。
注: 次のすべての手順では、Jira 管理者グローバル権限を持つユーザーとしてログインしている必要があります。
Jira の既定では、ユーザーにユーザー自身の変更を通知しないよう設定されています。この設定は、プロファイル設定からユーザーごとに変更できます。
メール形式: HTML またはテキスト
各 Jira ユーザーは自身のプロファイル設定で、送信メールに対してテキストまたは HTML 形式のどちらを使用するかを指定できます。Jira 管理者は、 > [ユーザー管理] > [ユーザーの設定] を選択して既定のメール形式を指定できます。
HTML メール形式では、"課題の詳細" セクションに国際化された単語を提供することができます。ただし、画像の自動ダウンロードを防ぐインターネットのセキュリティ設定により、HTML メールのメッセージが正しくフォーマットされない場合があります。たとえば、左側の概要列の表示が広くなりすぎる場合があります。これらの画像のダウンロードを許可することで書式設定を修正できます (このオプションはメール内で利用できます)。
通知のトラブルシューティング
Jira アドミンヘルパーを使用する
Jira アドミン ヘルパーを使用すると、ユーザーに届くべきときにメール通知が届かない理由や、届くべきでないときにユーザーにメール通知が届く理由を診断できます。このツールは Jira 管理者のみが使用できます。
ユーザーが課題のメール通知を受信できる、またはできない方法を診断するには:
- Jira で課題を表示します。
- [管理] > [通知ヘルパー] をクリックします。
- ユーザーのユーザー名を入力します。
- [登録] をクリックします。
> [システム] > [通知ヘルパー] に移動して通知ヘルパーにアクセスすることもできます。