スペースの編成

誰もが探しているものを見つけ、重要な情報を把握できるようにするための、スペースの整理に役立つヒントをいくつか紹介します。

 

 

マイスペース内でコンテンツを整理するにはどうすればよいですか? 

ページとブログ

Confluence で作成されたものは、議事録から振り返り、およびその間のすべてのものに至るまで、ページまたはブログという形をとります。

このページの内容:

  • サイトへの訪問者が最初に目にするのはホームページです。そのため、訪問者が関連コンテンツを見つけやすくするため、最初に便利なマクロを使用し、スペースの内容に関する情報を含めて、ホームページのキュレーションを行います。詳細は「スペースのホームページ」を参照してください。
  • 主に現在のタイムフレームに固有で、時間と共に変化しないコンテンツを作成する場合は、ブログ投稿として作成します。ブログは無限のスクロールで表示されます。そのため、最新ニュースが表示され、訪問者が古いコンテンツに関心がある場合、下へスクロールするだけで済みます。
  • 後に残り、時間と共に進化する可能性のあるコンテンツを作成する場合は、ページとして作成します。すべてのページが子ページを持つようページがネストされるため、コンテンツをカテゴリーやサブカテゴリーに整理できます。

サイドバーの設定

スペース内を簡単に移動できるよう、サイドバーを設定できます。

  • サイドバーのスペース ショートカットでは、重要なコンテンツへリンクすることができます。これを使用することで、スペース内の関連ページ、他のスペースの関連コンテンツ、またはスペースに関連する外部コンテンツを強調することができます。
  • ナビゲーション ディスプレイには、スペースで作成されたすべてのページが、ページ ツリーまたは子ページ形式のいずれかで一覧表示されます。サイドバーに一部のコンテンツのみを表示したい場合は、ナビゲーション ディスプレイを非表示にし、表示したいページを [スペース] ショートカットの下に配置します。

 

ダッシュボードのマイスペース。

スクリーンショット: ダッシュボードのマイスペース

ラベルの使用

ラベルとは、ページやブログ投稿、添付ファイルに追加するキーワードやタグのことです。 

  • 独自のラベルを定義して、Confluence のコンテンツを分類、識別、またはブックマークするために使用できます。たとえば、自分のサイト上にある会計に関連するすべてのページにラベル「会計」を割り当てると、次のことが可能になります。 
    1. 1 つのスペースまたはサイト全体でそのラベルの付いたすべてのページを参照する。
    2. そのラベルを使用してページのリストを表示する。
    3. そのページに基づいて検索する

 

スペースを整理するにはどうすればよいですか?  

同じスペースで多数のユーザーが作成作業を行う場合は、短時間で面倒なことになる可能性があります。いくつかの簡単な手順でこれを防ぐことができます。

 

ガイドライン セットの作成

  • コンテンツが失われたり、間違った場所に配置されないよう、子ページを下に配置するためにどの親ページを作成するか、協力者に知らせます。  
  • すべてのコンテンツがきちんと分類されるよう、ページ、ブログ、および添付ファイルに追加する標準ラベルを決定します。
  • 見つけやすくするよう、サイドバーのスペース ショートカットセクションにこのガイドラインへのリンクを追加する。

 

ページ ブループリントの使用

ブループリントは、書式設定、マクロ、サンプル コンテンツが入ったテンプレートです。各スペースに対してブループリントをカスタマイズできます。ブループリントから作成されたものにはすべてサイドバーに独自のインデックスが付きます。たとえば、議事録ブループリントを使用した場合、サイドバーで 'Meeting Notes' を選択し、スペース内のすべての議事録のリストを表示することができます。

 

スクリーンショット: ページ ブループリント

テンプレートから作成マクロ

[テンプレート マクロから作成] を使用することで、他の投稿者の作業をシンプルにします。[テンプレート マクロから作成] では、選択した特定のテンプレートへとリンクするページにボタンを配置することができます。ボタンをクリックするとマクロがエディターを開き、新規ページ追加の準備が整い、所定のテンプレートに基づいてそのページへのコンテンツを追加します。

独自のページ テンプレートの作成

毎回同じ方法で書式設定するコンテンツに対し、独自のテンプレートを作成します。たとえば、同じ条件を追跡する定期レポートを作成する場合、レポート全体を一から作成する代わりに新しいデータのみを入力するよう、見出し、変数日付、表、任意のグラフのスペースを使用してテンプレートを作成します。

 

自分のチームが重要事項を常に把握できるようにするにはどうすればよいですか?  

Confluence に多数のコンテンツがある場合、すべてを把握することは困難に思われますが、これらの機能は、関心を持っているすべてのコンテンツを保存して追跡するのに役立ちます。

マイスペース

簡単に移動できるようにしたいスペースを、「マイスペース」リストに追加します。このスペースはダッシュボードの下やスペース ディレクトリ内で見つけることがあります。また、スペース リスト マクロを使用してページやブログにそのスペースを表示するために使用することもできます。

「マイスペース」のリストにスペースを追加するには、そのスペースに移動するか、スペース ディレクトリの下でそのスペースを見つけ、スペース名の横にある星印アイコンを選択します。リストから削除するには、星印アイコンをもう一度選択します。

スクリーンショット: ダッシュボードのマイスペース

あとで読む

スペース全体ではなく特定のページやブログにのみリンクさせる場合、[あとで読む] を選択すると、ダッシュボードやプロファイルに表示されます。お気に入りページ マクロを使用して、あとで読むために使用保存したすべてのページのリストを表示できます。

 

スクリーンショット: あとで読む

ページ、ブログ、またはスペースを見る

ページ、ブログ、またはスペースに対して加えたすべての変更を追跡する場合は、それらをウォッチすることもできます。コンテンツのウォッチとは、そのコンテンツに対して加えられたすべての編集、削除、添付ファイルまたはコメントに対して電子メール通知が届くという意味です。

  • ページをウォッチするには、ウォッチするページへと移動してからウォッチページのウォッチを選択するか、ページ全体をウォッチする場合はこのスペースのすべてのコンテンツの [ウォッチ] を選択します。
  • ブログを見るには、そのブログに移動して [このブログを見る] を選択します。
  • ウォッチを停止するには、関連するチェックボックスをオフにします。

また、自分のスペースのウォッチャーを管理することもできます。この機能は、新しいプロジェクトを作成する場合や、そのプロジェクトのチームメンバーに進捗状況を常に把握してもらいたい場合などに便利です。そのスペースに移動してから、ウォッチ ウォッチャーの管理を選択してから、「このスペースをウォッチする」の下で名前を追加/削除します。 



スクリーンショット: ページをウォッチする

@mentions

別の人物の意見が必要な場合や、誰かにタスクを割り当てたい場合は、@mentionsを使用します。メンションはタグのように機能します。メンションされた人物はただちに通知を受け、そのページやブログへクリックスルーすることができます。タスクの作成時にメンションを使用すると、その人物にタスクが割り当てられ、割り当てられた人物はプロファイルの下からそれらのタスクを見つけることができます。 

E メールの代わりに使用することができます。誰かに確認、情報の追加、または何かを承認してもらいたい場合、Confluence でメンションを使用し、タスクとして彼らに割り当てます。Confluence 内で変更やコメントを追加し、完了したらメンションを返して知らせることができます。 

最終更新日 2017 年 11 月 1 日

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