課題やコメントをメールから作成する

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Jira 管理者は、メールを受信および処理するようにクラウド アプリケーションを構成できます。Jira Core および Jira Software では、ライセンスを持つユーザーからメールを受信して、自動的に課題を作成したり、コメントや添付ファイルを追加したりすることができます。

ヘルプ デスク ソリューションをお探しの場合、Jira Core または Jira Software をセットアップするよりも Jira Service Desk を使用するほうが実用的な場合があります。

Jira Service Desk は組み込みのプロセッサーを使用し、課題リクエストをメールで受信して処理します。Jira Service Desk で作成される課題では、送信者が課題の作成、表示、コメントや添付ファイルの追加、または課題のトランジションを実行するためのライセンスを持っている必要はありません。Jira Service Desk のメール チャネルによるメール リクエストの受信について詳細はこちらをご覧ください

Jira Service Desk は無料でお試しいただけます。> [サイト管理] を選択します。次に、[アプリケーションの発見] を選択します。

メールから課題やコメント作成を行う設定をする

クラウド アプリケーションのデフォルトの POP メール サーバーに送信されたメール メッセージから、Jira の課題やコメントを生成できます。メール ハンドラーを設定して、これらのメールの処理方法を制御したり、チームのニーズに応じて別のメール サーバーを追加したりできます。 

メール ハンドラーの設定

  1. > [システム] を選択します。
  2. [メール] > [受信メール] を選択します。 
  3. [受信メール ハンドラーの追加] をクリックします (または、既存のメール ハンドラーの横にある [編集] をクリックします)。
  4. メール ハンドラーの実行内容を説明する名前 (例: "A 社の IMAP メール サーバーから課題やコメントを作成") を入力します。
  5. 既定のサーバーを選択するか、追加のサーバーが設定されている場合はいずれかのサーバーを選択します。  

    IMAP メール サーバーを使用していて、メール ハンドラーに、メール アカウントの受信トレイ以外のフォルダから新しいメッセージをスキャンさせたい場合、そのフォルダの名前をここで指定します。

    ローカル ファイルを使用していて、ファイル メッセージが Jira ホーム ディレクトリの import/mail サブディレクトリに書き込まれる場合、サブディレクトリ構造 (import/mail 内) をここで指定します。

  6. メール ハンドラーの実行間隔を分単位で指定するか、メール サーバーをスキャンする頻度を指定します。
  7. メール ハンドラーの種類を選択します (既定のメール ハンドラーの詳細については以降を参照)。
  8. [次へ] をクリックし、選択したメール ハンドラーに固有のオプションを記入します。 
  9. [テスト] をクリックし、メール ハンドラーが適切に動作していることを確認します。

    "Subject: " 行を含む保存済みメールを、設定されたディレクトリにコピーします。Jiraはこのファイルを解析後に削除するか、課題を作成できなかった理由に関するメッセージをログに記録します。最小設定として、project、issuetype、reporterusername プロパティを指定する必要があります。 メール ファイルの例は、次のようになります。

    To: jira@example.com
    From: some-jira-user@example.com
    Subject: (TEST-123) issue summary title here
    Body of the email goes here 

  10. [追加] をクリックしてメール ハンドラーを保存します。

Jira でメールを処理するには、sent date が 7 日以内である必要があります。

If your sending domain has a Sending Policy Framework (SPF) validation configured, ensure that the email has passed this validation correctly. If your email is from such a domain, and does not pass the validation, then your email will be rejected.


新規ユーザーからのメール受信

Jira ユーザー アカウントを持たない人から送信されたメール メッセージを Jira で処理できるようにするには、次の手順を実行します。

  1. メール サーバーに匿名またはダミーのメール アカウントを作成します。
  2. 同様に匿名またはダミーの Jira ユーザー アカウントを作成し、そのメール アドレスを先ほど作成したメール アカウントと一致させます。 
  3. メール ハンドラーのオプション を設定するとき、匿名またはダミーの Jira ユーザー アカウントを既定の報告者として設定します。

メール ハンドラーの削除

  1. > [システム] を選択します。
  2. [メール] > [受信メール] を選択します。 
  3. 該当のメール ハンドラーを見つけて、[削除] をクリックします。

[詳細] > [サービス] からメール ハンドラー サービスを削除する場合、関連付けられたハンドラーも削除される点にご注意ください。 

追加のメール サーバーの設定

別のアカウントを Jira Core または Jira Software プロジェクトにリンクしたい場合は、追加の POP または IMAP メール サーバーをセットアップできます。そのあと、Jira はサービスを使用して、メール アカウントやメール ハンドラーが受信した新しいメール メッセージをスキャンし、課題やコメントを作成します。

メール サーバーでの Jira のメッセージ処理方法

  • Jira は、アカウントの受信トレイにあるメール メッセージをスキャンします。IMAP サーバーの場合、スキャンするフォルダを別に指定できます。
  • Jira が正常にメッセージを処理すると、メール アカウントやファイル システムからメッセージが削除されます。Jira が正常にメッセージを処理しない場合、メッセージはメール アカウントまたはファイル システム上に残されます。

 Jira のメール ハンドラー

新しいメール ハンドラーを作成するか既存のメール ハンドラーを編集する際は、以下から該当のセクションを開き、各ハンドラーに設定可能なさまざまなオプションをご確認ください。

既定のメール ハンドラー

このメール ハンドラーは、クラウドの既定のメール サーバーを使用して自動的に作成されます。受信メール用に追加のルールを作成する場合は、以下のカスタマイズ可能なハンドラーのどれかを使用することをおすすめします。

既定のメール ハンドラーのオプション

オプション詳細
ハンドラー パラメーター

このハンドラーの既定のパラメーターは次のとおりです。

createusers=false,senderEmail=no-reply@<URL>.atlassian.net,stripquotes=true,bulk=ignore
メール転送メール ハンドラーでメール処理の問題が発生した場合、指定されたメール アドレスにステータス メッセージを転送できます。

カスタム メール ハンドラー

新規課題の作成または既存の課題にコメントの追加

このハンドラーは、新規の課題を作成したり、既存の課題にコメントを追加したりします。件名に課題キーが含まれている場合、メッセージはその課題にコメントとして追加されます。課題キーが見つからない場合は、新しい課題が既定のプロジェクトに作成されます。

引用符なしのメール本文からコメントを追加する

このハンドラーは、メール メッセージの "非引用" 行を使用してコメントを作成し、"|" または ">" で始まる行をすべて削除します。コメントは、メールの件名で見つかった最初の課題キーに追加されます。コメントの作成者はメールの From フィールドから取得されます。

メール本文全体でコメントを追加する

このハンドラーは、受信したメール メッセージの本文全体をもとにコメントを作成します。コメントは、メールの件名で見つかった最初の課題キーに追加されます。コメントの作成者はメールの From フィールドから取得されます。

各メールのメッセージから新規課題の作成

このハンドラーは、受信メッセージごとに新しい課題を作成します。

メール本文の指定したマーカーまたはセパレーターの前にコメントを追加する

このハンドラーはメール メッセージの本文からコメントを作成しますが、指定の正規表現 (regex) に一致するマーカーまたはセパレーター以降の本文をすべてフィルタリングできます。コメントは、メールの件名で見つかった最初の課題キーに追加されます。コメントの作成者はメールの From フィールドから取得されます。

 Lotus Notes や Outlook などのメール システムを使用している場合、これらのメール システムでは主要なコンテンツと他のコンテンツ (例:返信または転送されたコンテンツ) を "---- Original Message ----" or "Extranet\n email.address/DOM/REG/CONT/CORP@CORPMAIL" などの予測可能なテキスト文字列で分割するため、この機能が役立ちます。このハンドラーを使用する場合は、次の動作に注意してください。

  • (メール ハンドラーで指定された) regex パターンが見つかった場合、メール メッセージ本文の、最初に一致した regex パターンの前のテキストがコメントに使用され、本文の残りの部分は破棄されます。
  • (メール ハンドラーで指定された) regex パターンが見つからない場合、メール メッセージ本文のテキスト全体がコメントに使用されます。
  • regex パターンがメール ハンドラーで指定されていない場合、メール メッセージ本文のテキスト全体がコメントに使用されます。
  • メール ハンドラーに指定された regex 表現に誤りがある場合、メール メッセージ本文のテキスト全体がコメントに使用されます。

カスタム メール ハンドラーのオプション

オプション詳細
スプリット正規表現

メール メッセージのメール本文の内容を本文の他の (返信または転送された) 内容から分割する文字列に一致する正規表現を指定します。

  • regex は、区切り文字、通常は "/" で始まり、終わる必要があります。
  • メール ハンドラーが Jira サービスに統合されていて、エスケープ構文が存在しない場合、各メール ハンドラーのフィールド/オプションを分割するのにカンマが使用されるため、正規表現にカンマを使用することは許可されません。

例:

/----\s*Original Message\s*----/

または

/_____________*/
プロジェクト

このハンドラーでの新しい課題の作成先になる既定のプロジェクトのプロジェクト キーを指定します (プロジェクト キーは JRA-122 のように課題キーの前に表示されます)。このフィールドは課題の作成にのみ関連し、課題へのコメントには関係しません。

課題タイプ新しい課題の既定の課題タイプを選択します。
引用を取り除く引用されたテキストをメール メッセージの本文から削除 (例: メールの過去の返信) し、引用部分が課題のコメントに表示されないようにします。
メール アドレスのキャッチ

特定の受信者 (例: issues@mycompany.com) が To、CC、または BCC 行に含まれている場合にのみ、メールを処理します。同じメール アカウントに複数のエイリアスがあり、1 つのエイリアスからのみメールを受信したい場合、このオプションを使用します。

メール ハンドラごとに 1 つのキャッチ メール アドレスと 1 つの課題のみを指定できます。キャッチ メールよりも既定の報告者オプションがより一般的に使用されます。

一括

このオプションは通常、自動サービスによって送信される一括メールにのみ影響します。このようなメールのヘッダーには、"bulk" に設定された Precedence フィールドか、"no" に設定された Auto-Submitted フィールドがあります。一括メールはいくつかの方法で取り扱うことができます。

  • メールを無視して何も行わない
  • 指定された転送メール アドレスにメールを送信する (Jira アプリケーションと他の自動サービスとの間のメール ループを防止するために推奨)
  • メールを完全に削除する
  • メールを許可して処理する
メール転送

メール ハンドラーでメール処理の問題が発生した場合、指定されたメール アドレスにステータス メッセージを転送できます。

ユーザーの作成

既存のどのアカウントにも一致しないアドレスからメールを受信したときに、新しいユーザー アカウントを作成し、課題の通知を送信します。新しいユーザーは既定の Jira アプリケーションの既定のグループに追加され、そのアプリケーションのライセンスを使用します。

送信者のメール アドレスが新しいアカウントのユーザー名とメール アドレスになります。新しいユーザーは、新しいアカウントの詳細情報やパスワードのリセット リンクが含まれたメール通知を受け取ります。

このオプションを選択すると、[既定の報告者] オプションが非表示になります。これは、この 2 つのオプションが両立しないためです。

既定の報告者

[ユーザーの作成] オプションを選択しない場合、送信者のメール アドレスが既存のどのユーザーのアドレスとも一致しないときに使用する、既定の報告者のユーザー名を指定します。

既定の報告者が、選択済みのプロジェクトでの課題の作成プロジェクト権限と、メール ハンドラーでのコメントの追加先となる他の関連プロジェクトでのコメントの作成プロジェクト権限を持っていることを確認します。

既定の報告者を使用して課題が作成される場合、課題の説明フィールドの最後に表示されるメッセージに、元の送信者のアドレスが表示されます。

ユーザーの通知

[ユーザーの作成] オプションを選択した場合、新しいユーザーにアカウントの詳細を通知するかどうかを選択できます。

CC 担当者

最初に CC されたメール アドレスに課題を自動的に割り当てます。

CC ウォッチャー

作成された課題のウォッチャーとして Jira ユーザーを自動的に追加し、最新情報を通知します。この方法でウォッチャーとして追加できるのは ([ユーザーの作成] オプションから作成されたユーザーではなく) 既存のユーザーだけであることにご注意ください。

課題とコメントの作成

次の図は、Jira がそれぞれの受信メール メッセージを処理し、その内容を使用して新しい課題または既存の課題へのコメントを作成する流れを示しています。

メールから作成される課題とコメント

  • Jira で添付ファイルが有効である場合 (既定では有効)、メールの添付ファイルはすべて課題の添付ファイルとなります。
  • 各種オペレーティング システムとの互換性を確保するため、添付ファイルのファイル名に使用された次の文字はアンダースコアに置き換えられます: \、/、 "、%、:、$、?、*、<、|、>。
  • 受信メールが高い優先度に設定されている場合、対応する課題は Jira システムで設定されている既定の優先度よりも高い優先度で作成されます。

処理を行う前のヒント

Jira アプリケーションにリンクする追加のメール サーバーの場合、次のヒントを処理前に確認することをおすすめします。 

  • Jira のメール ハンドラーは正常に処理されたメール メッセージをメール サーバーから削除するため、メールをバックアップ フォルダに送信し、Jira が処理したメールの記録を保持するようにします。 
  • メール フォルダに Jira メール通知への返信が含まれる場合、自動返信やバウンス メールをフィルタリングするルールをセットアップします。これを行わない場合、"オフィス不在" 通知などの自動応答システムと Jira との間のメール ループが発生する可能性が高くなります。Jira は送信メールに Precedence:bulk ヘッダー (無効化した場合を除く) と Auto-Submitted ヘッダーを設定しますが、一部の自動応答システムはこれを無視します。次のルール (procmail 形式) は、ほとんどの自動返信を検出します。

    ^From:.*mailer-daemon@
    ^Auto-Submitted:.auto-
    ^Content-Type:\ multipart/report;\ report-type=delivery-status
    ^Subject:\ Delivery\ Status\ Notification
    ^Subject:\ Undeliverable
    ^Subject: Returned Mail:
    ^From:\ System\ Administrator
    ^Precedence:\ auto_reply
    ^Subject:.*autoreply
    ^Subject:.*Account\ signup

    これらのルールを使用しても、通常のメールと区別するためのヘッダー設定を行っていない自動応答を受け取る場合があります。このような事例では、その送信者を除外するようにフィルターを手動で更新する必要があります。

  • 大きいサイズの添付ファイルを持つメールをキャッチするフィルターをセットアップします。Jira は標準の JavaMail ライブラリを使用してメールを解析しており、大容量の添付ファイル (たとえば、ヒープサイズ 512 MB で 50 MBを超える場合) があるとメモリ不足になる場合があります。未処理のメールは削除されないため、メール サービスを実行するたびにそのメールが再処理されます (OutOfMemoryError を発生させるもう一つの原因となります)。メール サーバーが大容量の添付ファイルをそのまま Jira に転送できるかどうかを確信できない場合、フィルターを設定して、Jira が大容量の添付ファイルを受け取らないようにすることをおすすめします。
  • Jira がスパムを処理して課題を作成することがないように、スパムをフィルタリングするルールをセットアップします。

高度なメール ループ検出 (Jira Service Desk)

高度なメール ループ検出は、Jira Service Desk でのみ使用できます。このページの情報は、Jira Service Desk 管理者のみに適用されます。


Jira Service Desk はメールを処理する際、個々の送信者から受け取ったメッセージの追跡も行います。特定のメール アドレスから Jira Service Desk に、短期間に大量のメールが送信される場合があります。この場合、Jira Service Desk の高度なメール ループ検出機能により、設定に応じて、特定のメール アドレスからのメールをブロックすることができます。

 高度なメール ループ検出の設定方法

  1. > [システム] を選択します。
  2. [メール] セクションで、[受信メール] をクリックします。
  3. [詳細設定] セクションで、必要に応じて次のいずれかの操作を行います。
    • メッセージのしきい値を増やし、簡単にトリガーされないようにします (推奨)。
    • しきい値を 0 に設定して完全に無効化します (インスタンスでメール ループが発生する可能性があるため、推奨されません)。
    • 信頼されるドメインを許可リストに追加して、メール ループ検出機能による影響を防ぎます (信頼されているドメインであってもメール ループが発生する可能性があるため、推奨されません)。

次の点に注意してください。

  • メッセージしきい値を構成できます。しきい値に到達すると、Jira Service Desk はそれらのメッセージを一括で処理します。
  • メール ループは一般的に不在通知によって発生するため、信頼されているドメインでもメール ループが発生することがあります。

トラブルシューティング

  • 既定の報告者が課題の作成権限を持っていることを確認します。
  • メッセージの sent date が 7 日以内であることを確認します。送信日が 7 日より前のメールは処理されません。
  • Jira では、HTML/リッチ テキスト形式は正しく処理されない場合があります。メールのコメント ハンドラーは、プレーン テキストの変換を行うように設計されています。

新しいメール ハンドラーを作成したり、既存のメール ハンドラーを編集したときには、設定をテストし、すべてが期待どおりに動作することを確認することをおすすめします。

最終更新日 2020 年 7 月 2 日

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