メールから、課題とコメントを生成する

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Jira 管理者は、メールを受信および処理するようにクラウド アプリケーションを構成できます。Jira Core および Jira Software は、ライセンスを持つユーザーからメールを受信して、自動的に課題を作成したり、コメントや添付ファイルを追加したりできます。

ヘルプ デスク ソリューションをお探しの場合、Jira Core または Jira Software をセットアップするよりも Jira Service Desk を使用するほうが実用的な場合があります。

Jira Service Desk は組み込みのプロセッサーを使用し、課題リクエストをメールで受信して処理します。Jira Service Desk で作成される課題では、送信者が課題の作成、表示、コメントや添付ファイルの追加、または課題のトランジションを実行するためのライセンスを持っている必要はありません。Jira Service Desk のメール チャネルによるメール リクエストの受信について詳細はこちらをご覧ください

Jira Service Desk は無料でお試しいただけます。> [サイト管理] を選択します。次に、[アプリケーションの発見] を選択します。

メールから課題やコメント作成を行う設定をする

クラウド アプリケーションのデフォルトの POP メール サーバーに送信されたメール メッセージから、Jira の課題やコメントを生成できます。メール ハンドラーを設定して、これらのメールの処理方法を制御したり、チームのニーズに応じて別のメール サーバーを追加したりできます。 

メール ハンドラーの設定

  1. Choose the Jira icon (, or ) > Jira settings > System
  2. メール > 受信メール を選択します。 
  3. 受信メール ハンドラーの追加  をクリックします(または、既存のメール ハンドラーの横にある 編集 をクリックします)。
  4. メール ハンドラーの実行内容を説明する名前(たとえば、"A 会社の IMAP メール サーバーから課題やコメントを作成")を入力します。
  5. 既定のサーバーを選択するか、または追加のサーバーが設定されている場合は、サーバーのどれかを選択します。  

    IMAP メール サーバーの場合、メール ハンドラーにメール アカウントの受信トレイ以外のフォルダーから新しいメッセージをスキャンさせたい場合は、そのフォルダーの名前を指定します。

    ローカル ファイルで 、ファイルメッセージが Jira ホームディレクトリの import/mail サブディレクトリに書き込まれる場合、サブディレクトリ構造 (import/mail 内) をここで指定します。

  6. メール ハンドラーの実行間隔を分単位で指定するか、またはメール サーバーがスキャンする頻度を指定します。
  7. メール ハンドラーの種類を選択します(既定の メール ハンドラー の詳細は、下記参照)。
  8. 次へ をクリックして、選択したメール ハンドラーに固有のオプションを記入します。 
  9. [テスト] をクリックして、メール ハンドラーが正常に動作していることを確認します。

    "件名:" 行を含む保存メールを設定されたディレクトリにコピーします。Jiraは、このファイルを解析した後に削除するか、または課題を作成できなかった理由に関するメッセージをログに記録します。最小設定として、project、issuetype、reporterusername プロパティを指定する必要があります。 メール ファイルの例は、次のようになります。

    To: jira@example.com
    From: some-jira-user@example.com
    Subject: (TEST-123) issue summary title here
    Body of the email goes here 

  10. 追加 をクリックして、メール ハンドラーを保存します。

Jira でメールを処理するには、送信日が 7 日以内である必要があります。

新規ユーザーからのメール受信

Jira ユーザー アカウントを持たない人から送信されたメール メッセージを Jira が処理できるようにするには、

  1. メール サーバー上に匿名またはダミーのメール アカウントを作成します。
  2. 同様に匿名またはダミーの Jira ユーザー アカウントを作成し、そのメール アドレスを先ほど作成したメール アカウントと一致させます。 
  3. メール ハンドラーのオプション を設定するとき、匿名またはダミーの Jira ユーザー アカウントを既定の報告者として設定します。

メール ハンドラーの削除

  1. Choose the Jira icon (, or ) > Jira settings > System
  2. メール > 受信メール を選択します。 
  3. 該当のメール ハンドラーを見つけて、削除 をクリックします。

詳細 > サービス からメール ハンドラー サービスを削除する場合、それに関連付けられたハンドラーも削除されるため、ご注意ください。 

追加のメール サーバーの設定

別のアカウントを Jira Core または Jira Software プロジェクトにリンクする場合は、追加の POP または IMAP メール サーバーを設定できます。そのあと、Jira はサービスを使用して、メール アカウントやメール ハンドラーが受信した新しいメール メッセージをスキャンし、課題やコメントを作成します。

メール サーバーでの Jira のメッセージ処理方法

  • Jira は、アカウントの受信トレイに受信されたメール メッセージをスキャンします。IMAP サーバーの場合、スキャンするフォルダーを別に指定できます。
  • Jira が正常にメッセージを処理すると、メール アカウントやファイル システムからメッセージが削除されます。Jira が正常にメッセージを処理しない場合、メッセージはメール アカウントまたはファイル システム上に残されます。

 Jira のメール ハンドラー

新しいメール ハンドラーを作成するか、既存のメール ハンドラーを編集する際は、以下から該当のセクションを開いて、各ハンドラーに設定可能な各種のオプションを確認してください。

既定のメール ハンドラー

このメール ハンドラーは、クラウドの既定のメール サーバーを使用して自動的に作成されます。着信メール用の追加のルールを作成する場合は、以下のカスタマイズ可能なハンドラーのどれかを使用することをお勧めします。

既定のメール ハンドラーのオプション

オプション 詳細
ハンドラー パラメーター

このハンドラーの既定のパラメーターは、

createusers=false,senderEmail=no-reply@<URL>.atlassian.net,stripquotes=true,bulk=ignore
メールの転送 メール ハンドラーでメール処理の問題が発生した場合、指定されたメール アドレスにステータス メッセージを転送できます。

カスタム メール ハンドラー

新規課題を作成するか、既存の課題にコメントを追加

このハンドラーは、新規の課題を作成したり、既存の課題にコメントを追加したりします。件名に課題キーが含まれている場合、メッセージはその課題にコメントとして追加されます。課題キーが見つからない場合は、新しい課題が既定のプロジェクトに作成されます。

非引用された電子メールの本文からのコメントを追加

このハンドラーは、メール メッセージの "非引用" 行を使用してコメントを作成し、"|" または ">" で始まる行をすべて削除します。コメントは、メールの件名から見つかった最初の課題キーに追加されます。コメントの作成者はメールの差出人フィールドから取得されます。

全体電子メールの本文にコメントを追加

このハンドラーは、受信したメール メッセージの本文全体をもとにコメントを作成します。コメントは、メールの件名から見つかった最初の課題キーに追加されます。コメントの作成者はメールの差出人フィールドから取得されます。

各電子メールメッセージから新規課題を作成します。

このハンドラーは、受信メッセージごとに新しい課題を作成します。

電子メールの本文中に指定されたマーカーまたはセパレータの前にコメントを追加

このハンドラーは、メール メッセージの本文からコメントを作成しますが、指定の正規表現 (regex) に一致するマーカーまたはセパレーター以降の本文をすべてフィルタリングできます。コメントは、メールの件名から見つかった最初の課題キーに追加されます。コメントの作成者はメールの差出人フィールドから取得されます。

 Lotus Notes や Outlook などのメール システムを使用している場合、これらのメール システムでは主要なコンテンツと他のコンテンツ (例:返信または転送されたコンテンツ) を "---- Original Message ----" or "Extranet\n email.address/DOM/REG/CONT/CORP@CORPMAIL" などの予測可能なテキスト文字列で分割するため、この機能が役立ちます。このハンドラーを使用する場合は、次の動作に注意してください。

  • (メール ハンドラーで指定された)regex パターンが見つかった場合、最初に一致した regex パターンの前のメール メッセージ本文のテキストはコメントに使用され、本文の残りの部分は破棄されます。
  • (メール ハンドラーで指定された)regex パターンが見つからない場合、メール メッセージ本文のテキスト全体がコメントに使用されます。
  • regex パターンがメール ハンドラーで指定されていない場合、メール メッセージ本文のテキスト全体がコメントに使用されます。
  • メール ハンドラーに指定された regex 表現が誤っている場合は、メール メッセージ本文のテキスト全体がコメントに使用されます。

カスタム メール ハンドラーのオプション

オプション 詳細
分割を示す Regex

メール メッセージのメール本文の内容を本文の他の内容(返信または転送)から分割する文字列と一致する正規表現を指定します。

  • regex は、区切り文字、通常は "/"" で始まり、終わる必要があります。
  • メール ハンドラーが Jira サービスに統合されていて、エスケープ構文が存在しない場合、各メール ハンドラーのフィールド/オプションを分割するのにカンマが使用されるため、正規表現にカンマを使用することは許可されません。

例:

/----\s*Original Message\s*----/

または

/_____________*/
Project

このハンドラーで新しい課題を作成する場所となる、既定のプロジェクトのプロジェクトキーを指定します。(たとえば、JRA-122 のように、プロジェクトキーは課題キーの前に来ます)。このフィールドは課題の作成にのみ関連するもので、課題のコメントには関係しません。

課題タイプ 新しい課題の既定の課題タイプを選択します。
引用を取り除く 引用されたテキストをメール メッセージの本文(たとえば、以前のメールの返信)から削除するため、引用部分は課題のコメントには表示されません。
メール アドレスのキャッチ

特定の受信者(たとえば、 issues@mycompany.com )が To、CC、または BCC 行に含まれている場合にのみ、メールを処理します。同じメール アカウントに複数のエイリアスがあり、1 つのエイリアスだけからメールを受信したい場合、このオプションを使用します。

メールハンドラごとに 1 つのキャッチ電子メールアドレスと 1 つの課題のみを指定できます。 既定の報告者オプションがキャッチ メールの代わりに使用されるのがより一般的です。

一括

このオプションは、通常、自動サービスによって送信されるバルクメールにのみ影響します。バルクメールのヘッダーには、"bulk" に設定された優先順位フィールドか、"no" に設定された自動送信 フィールドがあります。バルクメールの取り扱いには、いくつかの方法があります。

  • メールを無視して、何もしない
  • 指定された転送先メール アドレスにメールを送信する(Jira アプリケーションと他の自動サービスとの間にメールのループが発生するのを防ぐために推奨されています)
  • メールを完全に削除する
  • メールを受け入れて処理する
メールの転送

メール ハンドラーでメール処理の問題が発生した場合、指定されたメール アドレスにステータス メッセージを転送できます。

ユーザーの作成

既存のどのアカウントとも一致しないアドレスからメールを受信したとき、新しいユーザー アカウントを作成し、課題通知を送信します。新しいユーザーは既定の Jira アプリケーションの既定のグループに追加され、そのアプリケーションのライセンスを使用します。

送信者のメールアドレスは、新しいアカウントのユーザー名とメールアドレスになります。新しいユーザーは、新しいアカウントに関する詳細情報やパスワードのリセット リンクが含まれたメール通知を受け取ります。

このオプションを選択すると、既定の報告者オプションが非表示になります。これは、この 2 つのオプションが両立しないためです。

既定の報告者

ユーザー作成オプションを選択しない場合、送信者のメール アドレスが既存のどのユーザーのアドレスとも一致しない時に使用する、既定の報告者のユーザー名を指定します。

既定の報告者が、以前に選択したプロジェクトに対する課題作成プロジェクト権限と、メール ハンドラーがコメントを追加する可能性のある他の関連プロジェクトに対するコメント作成プロジェクト権限を持っていることを確認してください。

既定の報告者を使用して課題が作成される場合、課題の説明フィールドの最後に置かれる簡単なメッセージ内に、元の送信者のアドレスが表示されます。

ユーザーへの通知

ユーザー作成オプションを選択した場合、新しいユーザーにアカウントの詳細を通知する選択ができます。

CC 担当者

最初の CC メールアドレスに課題を自動的に割り当てます。

CC ウォッチャー

Jira ユーザーを作成された課題のウォッチャーとして自動的に追加し、最新情報を通知します。この方法でウォッチャーとして追加できるのは、(ユーザー作成オプションから作成されたユーザーではなく)既存のユーザーだけなので、ご注意ください。

課題とコメントの作成

次の図は、Jira がそれぞれの着信メール メッセージを処理し、その内容を使用して新しい課題や既存の課題に関するコメントを作成する決定を下す過程を示しています。

メールから作成される課題とコメント

  • Jira で添付ファイルが有効である場合 (既定では有効)、メールの添付ファイルはすべて課題の添付ファイルとなります。
  • 各種のオペレーティングシステムとの互換性を確保するため、添付ファイルのファイル名に使用された次の文字はアンダースコアに置き換えられます:\、/、 "、%、:、$、?、*、<、|、>。
  • 受信メールが高い優先度に設定されている場合、対応する課題は Jira システムで設定されている既定の優先度よりも高い優先度で作成されます。

前処理のヒント

Jira アプリケーションにリンクする追加のメール サーバーでは、以下の前処理ヒントを実行することをお勧めします。 

  • Jira のメール ハンドラーは、正常に処理されたメール メッセージをメール サーバーから削除するため、メールをバックアップ フォルダーに送信して、Jira が処理したメールの記録を保持してください。 
  • メール フォルダーに Jira メール通知への返信が含まれる場合は、自動返信やバウンス メールをフィルタリングするルールを設定します。これを行わない場合、"オフィス不在" 通知などの自動応答システムと Jira との間のメール ループが発生する可能性が高くなります。Jira は送信メールに Precedence:bulk ヘッダー(無効にしていない場合)と Auto-Submitted ヘッダーを設定しますが、一部の自動応答システムはこれを無視します。次の規則(procmail 形式)は、ほとんどの自動返信を検出します。

    ^From:.*mailer-daemon@
    ^Auto-Submitted:.auto-
    ^Content-Type:\ multipart/report;\ report-type=delivery-status
    ^Subject:\ Delivery\ Status\ Notification
    ^Subject:\ Undeliverable
    ^Subject: Returned Mail:
    ^From:\ System\ Administrator
    ^Precedence:\ auto_reply
    ^Subject:.*autoreply
    ^Subject:.*Account\ signup

    これらの規則を使用しても、通常のメールと区別するためのヘッダー設定を行っていない自動応答を受け取る場合があります。こうした事例では、その送信者を除外するフィルターを手動で更新する必要があります。

  • 容量が大きな添付ファイル付きのメールをキャッチするフィルターを設定します。Jira は標準の JavaMail ライブラリを使用してメールを解析しており、大容量の添付ファイル (たとえば、ヒープサイズ 512 MB で 50 MBを超える場合) があるとメモリ不足になる場合があります。未処理のメールは削除されないため、メール サービスを実行するたびにそのメールが再処理されます (OutOfMemoryError を発生させるもう一つの原因となります)。メール サーバーが大容量の添付ファイルをそのまま Jira に転送できるかどうかを確信できない場合、フィルターを設定して、Jira が大容量の添付ファイルを受け取らないようにすることをおすすめします。
  • Jira がスパムを処理する(そして、おそらくは課題を作成する)必要がないように、スパムをフィルタリングするルールを設定します。

トラブルシューティング

  • 既定の報告者が課題の作成権限を持っていることを確認します。
  • メッセージの送信日が 7 日以内であることを確認します。送信日が 7 日より前のメールは処理されません。
  • Jira では、HTML / リッチ テキスト形式は正しく処理されない場合があります。メールのコメント ハンドラーは、プレーン テキストの変換を行うように設計されています。

新しいメール ハンドラーを作成したり、既存のメール ハンドラーを編集したときには、設定をテストし、すべてが期待どおりに動作することを確認することをおすすめします。

最終更新日 2018 年 8 月 7 日

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